كدينگ مستندات شركت از تركيبي از 13 حرف و عدد به شرح زير مي باشد
16 الی 18 | 14 الي 15 | 11 الي 12 | 10 | 9 | 8 | 7 | 2 الي6 | 1 | مكان |
عدد | عدد | Rx | عدد | عدد | حرف | حرف | عدد | حرف | نوع كاراكتر |
شماره فولدر فایل کامپیوتری | سريال | شماره ويرايش | ايندكس | حرف اختصاصي نام واحد بر اساس چارت سازماني | اشاره به شماره الزام استاندارد ISO 13485:2016 مرتبط | نوع سند | توضيح كاراكتر |
نوع سند مطابق با هرم مستندات مي تواند موارد ذيل باشد:
شرح نوع سند | كد نوع سند | توضيح |
نظام نامه | M | اين سند بر اساس نيازمندي استاندارد ، ايجاد مي گردد. |
روش اجرايي | P | مراحل كار و تقدم و تاخر انجام فعاليتها و مسئوليت انجام آنها مشخص شده است. (به منظور اطمينان از برآورده شدن نيازمندي هاي استاندارد) |
دستورالعمل | W | چگونگي انجام كار تشريح شده است |
فرم | F | به منظور نگهداري و ثبت سوابق |
سند با ريشه برونسازماني | E | اسنادي مي باشد كه توسط شركت ايجاد نشده است |
استاندارد | S | استانداردهاي تدوين شده توسط سازمان هاي تدوين كننده استاندارد مانند ISO, ISIRI, , … |
چك ليست | C | – |
نقشه | D | – |
گزارشات | R | |
مكاتبات | L | |
تكنيكال فايل | T | تكنيكال فايل يا پرونده فني محصول |
حرف اختصاصي نام واحد بر اساس چارت سازماني به صورت زير مي باشد:
واحد | كد واحد | Ab. |
واحد مديريت | MD | Managing Director |
توليد | PR | Production |
خريد | PU | Purchasing |
كنترل كيفيت | QC | Quality Control |
مديريت كيفيت | QM | Quality management |
فروش و بازاريابي | SM | Sales & Marketing |
آموزش | TR | Training |
تعمیرات و نگهداری | PM | Preventive & Maintenance |
انبار | WH | Ware house |
توجه 1: در صورت نياز به استفاده از يك فرم در فايلهاي مختلف كامپيوتري، مي توان از رقم 14 الي 15 به عنوان ايندكس اضافه شده ( از 001 الي 999 ) در كامپيوتر در نام فايل استفاده نمود
توجه 2: جهت بایگانی کلیه مدارک ایزو 13485 بایستی بر اساس شماره سریال فرم بایگانی می شوندو همچنین زمان نگهداری مدارک منسوخ در شرکت 1 سال است و پس ازان توسط نماینده مدیریت از میان مستندات شرکت خارج و از بین می روند