مهندس زهابی

مشاوره ایزو
5 (1)

مشاوره ایزو چگونه انجام می شود ؟

در خصوص نیاز سازمان ها به مشاوران سیستم های مدیریت (ISO)، میتوان گفت، اگرچه که فدراسیون جهانی ایزو الزامات خود را برای هر استاندارد منتشر نموده اما این الزامات مانند یک کتاب قانون هستند ، که سازمان های مختلف برای استفاده درست و بهینه از این قوانین نیازمند مشاورانی هستند که علاوه بر آشنایی با این الزامات از قوانین و مقررات جانبی مورد نیاز استقرار ، مدل های پیاده سازی هر یک از بندهای استاندارد ، تکنیک های تحلیلی و … به خوبی اطلاع داشته باشند .

به زبان ساده می توان گفت که استقرار این استانداردها به سه فاز شناخت  سازمان ، مستند سازی و سابقه سازی تقسیم می شوند .

مشاوره ایزو (ISO) و چگونگی استقرار آن

فاز اول :فاز شناخت

در این فاز مشاوران موظفند تا وضعیت و شرایط کنونی سازمان را با الزامات استاندارد مورد درخواست بسنجند و در گزارشی میزان تطابق سازمان مشتری و اولویت های طراحی سیستم و مشکلات و معضلات موجود را به کارفرما ارائه نمایند.

در بسیاری از سازمان ها  به صورت ویژه در مجموعه هایی که قدمت تولید دارند بخشی از الزامات استاندارد بصورت روتین رعایت می شود اما کابران مربوطه با توجه به عدم آگاهی از استاندارها به این مهم واقف نیستند ، بنابراین فاز شناخت برای داشتن یک برنامه منظم ، منسجم و دقیق حائذ اهمیت می باشد.

مهم ترین نکته در فاز شناخت ، شناسایی فرایندهای سازمان می باشد.

فاز دوم : مستندات سازی

این فاز به معمولا به دو بخش عمومی و فنی تقسیم می شود؛

در بخش عمومی مشاوران موظفند تا الزاماتی که برای استقرار خود سیستم های نیاز می باشد را ایجاد نمایند ، که این الزامات شامل مستنداتی به شرح ذیل می باشد :

در بخش فنی مشاوران علاوه بر دانش فنی خود نیازمند همراهی و پشتوانه کامل سازمان می باشند ، چون در این بخش مستندات تخصصی سازمان تهیه می شود که میتواند شامل موارد ذیل باشد :

البته الزامات عمومی به تناسب استاندارد مورد نیاز سازمان ها قابل تغییر می باشند و موارد ذکر شده در این مقاله صرفا مثال می باشند.

چه گواهینامه هایی برای شما مناسب است ؟

سازمان ها می بایست توجه کنند که فاز مستندات سازی از این حیث حائذ اهمیت است ، که هر آنچه در این مرحله تهیه و تدوین گردد ، معیار عمل خواهد بود و پس از اتمام فاز مستند سازی کلیه فرایندها موظفند تا فعالیت های خود را بر اساس روش های تدوین شده انجام دهند .

مشاوره ایزو

مشاوره ایزو و ارسال پیام در واتس آپ

فاز سوم : سابقه سازی

در این فاز ، صاحبان فرایندها می بایست شروع به انجام امور جاری خود بر اساس روش های اجرایی و تهیه سوابق مطابق با روش های تهیه شده نمایند ، به صورت کلی تا زمانی که یک فرم هنوز تکمیل نشده ، سند نامیده می شود و زمانی که تکمیل شد تبدیل به سابقه میشود .

انجام ممیزی داخلی

در خصوص سوابق ، نحوه نگهداری ، دوره نگهداری ، مسئول نگهداری بسیار مهم است .

در این فاز نیز همچون فاز مستند سازی ما دو گروه سابقه داریم ، سوابق عمومی و سوابق فنی

سوابق عمومی :

سوابق فنی :

 

سازمان ها ، پس از سپری کردن این سه فاز آمادگی ثبت و صدور گواهینامه را پیدا میکنند ، در این مرحله می توانند با توجه به شرایط خود یک شرکت گواهی دهنده معتبر را انتخاب نموده و ممیزی سوم شخص را جهت ثبت و صدور گواهینامه انجام دهند .

مهم ترین نکته ای که مشاوران و کارفرمایان بایستی به آن توجه کنند ، این مهم است که مستندات هر سازمانی مانند لباسی فاخر است که بایستی به تناسب نیاز به قامت مجموعه دوخته شود، در تهیه این جامه فاخر باید به پارامترهایی مانند سایز سازمان ، زمینه فعالیت ، شرایط و امکانات ، فرهنگ سازمانی توجه ویژه ای شود .

ثبت درخواست یکساعت مشاوره

در خصوص دریافت ایزو برای مجموعه خود نیاز به مشاوره ایزو دارید؟ به گرمی پاسخگوی شما هستیم. شماره پشتیبانی 09050913818

لطفا به این مطلب رای بدهید

مزایا اخذ ایزو و استانداردسازی محصول و شرکتهای تجهیزات پزشکی
2.3 (3)

25% تخفیف آموزش و تهیه تکنیکال فایل تجهیزات پزشکی و مشاوره ایزو 13485

شرکت فنی مهندسی زهابی

انجام تمامی امور ثبت شرکت تجهیزات پزشکی

آدرس : تهران ، سبلان جنوبی

همراه : 09166970576 ،09050913818

۱-صرفه جویی در هزینه ها

استانداردهای بین المللی کمک به عملیات بهینه سازی و در نتیجه بهبود خط پایان می نمایند

۲- بالا بردن رضایت مشتری

استانداردهای بین المللی کمک به بهبود کیفیت،افزایش رضایت مشتری و افزایش فروش می نمایند

۳- دسترسی به بازارهای جدید

استانداردهای بین المللی کمک به جلوگیری از موانع تجاری و باز کردن بازارهای جهانی می نمایند

۴- افزایش سهم بازار

استانداردهای بین المللی به افزایش بهره وری و مزیت رقابتی کمک می نماید

۵-مزایای زیست محیطی

استانداردهای بین المللی به کاهش اثرات منفی بر محیط زیست کمک می نمایند.

 

لطفا به این مطلب رای بدهید

الزامات ایزو
0 (0)

الزامات ایزو ۹۰۰۱ :

 

استاندارد ایزو ۹۰۰۱ دارای ۵ قسمت مجزا میباشد

۱ سیستم مدیریت کیفی.


۲
مسئولیت مدیریت.

۳ مدیریت منابع

۴ تحقق محصول


۵
اندازه گیری، تجزیه و تحلیل و بهبود

 

لطفا به این مطلب رای بدهید

مشاوره ایزو
0 (0)

معیارهای ارزیابی صلاحیت یک شرکت مشاوره ایزو

گروه مشاوران زد یونیورس به عنوان یک شرکت مشاوره مدیریت فعالیت می کند و آمادگی ارائه خدمات را در زمینه استقرار الزامات انواع استانداردها و مدل های مدیریتی مختلف دارد

گروه مشاوران زد یونیورس گام های زیر را برای مشاوره ایزو و  ارتقا سیستم مدیریت کیفیت عملیاتی می کند:

  1. حضور کارشناس با تجربه و متخصص در محل سازمان و انجام آنالیز اولیه به منظور شناسایی وضعیت سازمان از حیث پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت (GAP ANALYSE)
  2. آموزش الزامات استانداردها و مدل های مدنظر سازمان و آموزش های لازم برای رفع عارضه های سازمانی به پرسنل مرتبط
  3. طراحی مستندات مورد نیاز سازمان مطابق با اندازه سازمان، پیچیدگی فرایندها و آمادگی نیروهای سازمان
  4. استقرار الزامات و اجرای استاندارد در کنار پرسنل سازمان و ثبت سوابق
  5. ممیزی داخلی استاندارد پس از آموزش، طراحی و استقرار الزامات.
  6. رفع عدم انطباق های احتمالی و تعریف اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه.
  7. دعوت از یک شرکت معتبر صدور گواهینامه جهت ممیزی و ثبت و صدور گواهینامه.
  8. همراهی سازمان در ممیزی نهایی و رفع عدم انطباق های احتمالی.
  9. پیگیری صدور گواهینامه ایزو پس از رفع مغایرت های احتمالی.
  10. همراهی سازمان در نگهداشت سیستم مدیریت کیفیت در طول دوره اعتبار گواهینامه در صورت نیاز.

برای ارتباط با گروه مشاوران زد یونیورس می توانید به منوی «تماس با ما» وبسایت مراجعه فرمائید.

سازمان هایی که به دنبال دریافت گواهینامه ایزو هستند، می بایست فرایندی را طی کنند که مطابق آن، ابتدا الزامات استاندارد مربوطه استقرار یافته (معمولا با کمک یک شرکت مشاوره ایزو) و سپس یک شرکت صدور گواهینامه ایزو، سازمان را ممیزی کرده و در صورت موفقیت سازمان، اقدام به صدور گواهینامه می کند

حقیقت مطلب آن است که بر خلاف شرکت های صدور گواهینامه ایزو که می بایست طبق یک معیار مشخص و معتبر که در سطح دنیا قابل ردیابی است عمل کنند و تایید صلاحیت خود را از مراجع بین المللی اخذ می کنند، متاسفانه برای بررسی صلاحیت یک شرکت مشاوره ایزو، هیچ نهاد مشخصی وحود ندارد. هر چند راهنماهایی در سطح دنیا منتشر شده است که به این امر کمک می کند (نظیر ISO 10019 که در خصوص انتخاب مشاورین سیستم مدیریت کیفیت راهنماهایی ارائه می دهد)، اما با این حال این موضوع برای انتخاب یک شرکت مشاوره ایزو کمک چندانی نمی کند. برخی مشاوران ایزو ممکن است دارا بودن گواهینامه های تخصصی را معیاری برای برتری خود بدانند، اما واقعیت آن است که وجود دانش و تخصص کافی به تنهایی دال بر مناسب بودن یک شرکت مشاوره ایزو نیست.

در ادامه به برخی پارامترهای مهم در بررسی صلاحیت شرکت مشاوره ایزو می پردازیم

  1. رویکرد شرکت مشاوره ایزو به پروژه

نوع رویکرد شرکت مشاوره ایزو به نحوه اجرای پروژه اهمیت بسزایی دارد. برخی از شرکت های مشاوره ایزو به پروژه تنها به چشم یک منبع درآمد نگاه می کنند و نحوه استقرار استاندارد برای ایشان کمترین اهمیتی ندارد، بدین معنا که با تخصیص یک یا چند کارشناس نه چندان متخصص به پروژه، فرایند مستندسازی و آمادگی سازمان برای دریافت گواهینامه ایزو را تسهیل می کنند و حتی در نهایت سازمان نیز ممکن است موفق به اخذ گواهینامه ایزو شود، ولی بعد از دریافت گواهینامه ایزو، سیستم به هیچ وجه پیش نخواهد رفت. علت ان است که شرکت مشاوره ایزو موصوف، سیستم را به معنای واقعی کلمه استقرار نداده است. در مقابل استفاده از یک شرکت مشاوره ایزو مناسب بدین معناست که  فی ­الواقع فرایند مشاوره استقرار سیستم در سازمان پیش برود نه آن که صرفا یک سری مستندات بدون استفاده و سوابق غیر واقعی ایجاد شود. هر چند در این میان برخی سازمان ها هستند که به دلایل متعدد از جمله کمبود منابع (مالی، انسانی و زمانی) به حداقل ها اکتفا می کنند و تنها به دنبال کسب گواهینامه ایزو هستند نه آن که از خدمات یک شرکت مشاوره ایزو معتبر استفاده کنند. حتی اگر قرار است با توجه به سیاست سازمان، تنها مستندسازی و ایجاد سوابق جهت دریافت گواهینامه ایزو انجام گیرد، این امر می بایست با برگزاری حداقل آموزش های مفاهیم استاندارد برای پرسنل و کمک ایشان به درک صحیح از مبانی و اهداف استاندارد صورت گیرد.

یک شرکت مشاوره ایزو خوب سعی دارد زمان کمتری از سازمان را برای ایجاد سوابق هدر نموده و بیشتر به درگیر کردن پرسنل در رفع مشکلات جاری سازمان با بهره گیری از مبانی استانداردها بپردازد.

  1. تجارب قبلی شرکت مشاوره ایزو

آشنایی شرکت مشاوره ایزو با نوع کسب و کار شما از اهمیت بسزایی برخوردار است. هر چند مبانی و الزامات استانداردهای معمول مستقل از نوع کسب و کار سازمان است، ولی آشنایی شرکت مشاور ایزو با نوع کسب وکار سازمان می تواند زمان و هزینه استقرار الزامات را تا حد قابل توجهی کاهش دهد، چرا که شرکت مشاوره ایزو می تواند با توجه به تجارب قبلی، از بهترین راه حل هایی (Best Practices) که قابل ارائه برای نوع کسب و کار شما هستند استفاده نماید.

همچنین علاوه بر نوع کسب و کار، اندازه سازمان و میزان پیچیدگی فرایندهای آن نیز بسیار اهمیت دارد. هر قدر شرکت مشاوره ایزو، تجربه استقرار الزامات را در سازمان هایی مشابه سازمان شما از حیث اندازه و پیچیدگی فرایندها داشته باشد، امتیاز بالاتری در موعد انتخاب خواهد داشت.

  1. دانش و تیپ شخصی کارشناسان شرکت مشاوره ایزو

مورد مهم دیگر در بررسی صلاحیت یک شرکت مشاوره ایزو آن است که کارشناس یا کارشناسانی که برای سازمان شما در نظر گرفته است دارای چه سطحی از دانش و علم داشته و تیپ شخصیتی ایشان چگونه می باشد. چنانچه کارشناسان تخصیص داده شده از دانش مناسبی برخوردار نباشند و یا از طرف یک مدیر پروژه مستقر در شرکت مشاوره ایزو هدایت و کنترل نشوند پروژه شما با شکست مواجه خواهد شد. همچنین تخصیص یک کارشناس که از نقطه نظر مهار های ارتباطی صعف های بسیاری دارد نمی تواند برای سازمان شما مثمر ثمر باشد. مشاور ایزو باید این قابلیت را داشته باشد که با سطوح مختلف سازمان شما از مدیریت ارشد تا پایین ترین سطوح توانایی برقراری ارتباط موثر و کارا داشته باشد.

  1. مسئولیت پذیری و در دسترس بودن شرکت مشاوره ایزو

امروزه مسافت جغرافیایی به مدد پیشرفت های تکنولوژیک دیگر یک محدودیت نیست. ترجیح سازمان ها باید این باشد که از خدمات یک شرکت مشاوره ایزو معتبر استفاده نمایند حتی اگر در محدوده جغرافیایی سازمان نباشد. اما جدا از دسترسی جغرافیایی، سطح در دسترس بودن شرکت مشاوره ایزو اهمیت بسزایی دارد. بدین معنا که شرکت مشاوره ایزو باید همواره در دسترس سازمان بوده و حین اجرای پروژه و پس از آن نیز در صورت درخواست سازمان، از طریق ایمیل، تلفن، شبکه های اجتماعی و … با سازمان در ارتباط فنی باشد. برخی از شرکت های مشاوره ایزو به دلیل ضعف در مدیریت زمان اجرای پروژه ها همواره بسیار مشغول بوده و پس از اجرای پروژه در سازمان و دریافت گواهینامه، ارتباط خود را با سازمان قطع می کند.

  1. میزان رعایت نظم از سوی شرکت مشاوره ایزو

حضور کارشناسان شرکت مشاوره ایزو در سازمان می بایست مطابق یک برنامه زمان بندی شده باشد و زمان حضور مشاور در سازمان از پیش اعلام گردد. این امر کمک می کند سازمان زمان پرسنل خود را مدیریت کند و مطابق با مراحل اجرای پروژه، پرسنل نیز با توجه به وقت و زمان خود در استقرار الزامات شرکت کنند تا استاندارد به طور کامل در سازمان نهادینه شود. برخی از همکاران که به عنوان شرکت مشاوره ایزو مشغول فعالیت هستند متاسفانه پس از عقد قرارداد تعهدات زمانی خود را فراموش می کنند و نه طبق یک برنامه مشخص، بلکه هر زمان فرصت را مناسب دیدند به سازمان می رود.

  1. اموزش

برخی از شرکت ها که نام شرکت مشاوره ایزو را یدک می کشند،  متاسفانه کمترین اهمیتی برای آموزش مبانی استاندارد و استقرار الزامات آن در سازمان ندارد. این شرکت ها معمولا از روش فراگیر اما غیر موثر کپی- پیست استفاده می کنند. بدین معنا که با در دست داشتن یک پکیج مستندات و سوابق ایزو، عملا همان پکیج را پرینت گرفته و به خیال خود استاندارد را در سازمان استقرار می دهند. در حالی که به عنوان مثال استقرار الزامات استاندارد ISO 9001 در یک سازمان تولید پوشاک با یک سازمان آموزشی تفاوت بسیاری دارد. نادیده انگاشتن این تفاوت ها و عدم رعالیت اصل بومی سازی استاندارد در سازمان، سبب می شود پس از مدتی سازمان به استاندارد به چشم یک فعالیت اضافی و غیر مرتبط با کسب و کار خود بنگرد در حالی که یک شرکت مشاوره ایزو خوب، استاندارد را در دل فعالیت های جاری سازمان تعریف و آموزش می دهد.

  1. هزینه معقول و منطقی مشاوره

هزینه های استقرار استاندارد در سازمان و دریافت گواهینامه ایزو مربوطه عموما به ۲ دسته اصلی تقسیم بندی می شوند:  دسته اول هزینه های مرتبط با استقرار الزامات استاندارد که شامل حق الزحمه شرکت مشاوره ایزو و سایر هزینه های جانبی مثل اندازه گیری ها، کالیبراسیون، زیرساختی و … می شود. دسته دوم هزینه های مرتبط با صدور گواهینامه ایزو که شامل هزینه های ممیزی سازمان، صدور گواهینامه ایزو، ممیزی های مراقبتی و … می شود.

هر سازمانی می تواند بدون نیاز به مشاوره ایزو، خود نیز الزامات را استقرار دهد. هزینه ای که شما بابت خدمات یک شرکت مشاوره ایزو می پردازید می بایست متناسب با تجربه و نوع کار و رویکرد شرکت (ر.ک بند ۱) باشد. شرکت مشاوره ایزو می بایست بابت ارائه قیمت خدمات خود توجیه مناسبی داشته باشد. این موضوع می بایست برای سازمان ملموس و قابل درک باشد. برخی هزینه های گزافی که در این بازار پرداخت می شود عموما به دلیل عدم آگاهی سازمان ها رخ می دهد. پیشنهاد می کنیم حتی زمانی که قصد ندارید از خدمات گروه مشاوران S.B.C استفاده نمائید، از طریق صفحه تماس با ما و شماره تماس های ذکر شده تماس حاصل کنید تا به صورت تلفنی و کاملا رایگان شما را در کمّ و کیف چگونگی عقد قرارداد و هزینه مناسب برای استاندارد مدنظر شما قرار دهیم.

پس از بیان ویژگی های یک شرکت مشاوره خوب، اکنون به بررسی گام های مورد نیاز برای انتخاب یک شرکت مشاوره ایزو می پردازیم. برای این منظور با ادامه مقاله همراه باشید:

گام اول: تعیین هدف استفاده از خدمات شرکت مشاوره ایزو

قبل از هرگونه اقدامی برای استعلام قیمت و بررسی شرکت مشاوره ایزو، باید ابتدا خودتان به نتیجه برسید که چه انتظاراتی از شرکت مشاوره ایزو دارید؟ اصلا هدف سازمان در استفاده از خدمات یک شرکت مشاوره ایزو چیست؟ هدف سازمان را تنها اخذ گواهینامه ایزو تعریف کرده ایم یا علاوه بر آن، استقرار درست و اصولی الزامات یک استاندارد مدنظر سازمان است؟پاسخ به پرسش های فوق می تواند به عنوان یک سند بالادستی در انتخاب شرکت مشاوره ایزو تلقی شود.

گام اول: تعیین هدف استفاده از خدمات شرکت مشاوره ایزو

قبل از هرگونه اقدامی برای استعلام قیمت و بررسی شرکت مشاوره ایزو، باید ابتدا خودتان به نتیجه برسید که چه انتظاراتی از شرکت مشاوره ایزو دارید؟ اصلا هدف سازمان در استفاده از خدمات یک شرکت مشاوره ایزو چیست؟ هدف سازمان را تنها اخذ گواهینامه ایزو تعریف کرده ایم یا علاوه بر آن، استقرار درست و اصولی الزامات یک استاندارد مدنظر سازمان است؟ محدوده اختیارات شرکت مشاوره ایزو در استقرار الزامات استانداردهای مدنظر تا چه میزان است؟ چه معیارهایی برای انتخاب یک شرکت مشاوره ایزو وجود دارد؟ (در همین مقاله بحث شد)

پاسخ به پرسش های فوق می تواند به عنوان یک سند بالادستی در انتخاب شرکت مشاوره ایزو تلقی شود

گام دوم: تهیه فهرستی از شرکت های مشاوره ایزو مناسب

پس از مشخص کردن محدوده اهداف و انتظارات سازمان از خدمات یک شرکت مشاوره ایزو، اکنون زمان آن است که لیستی از شرکهای مشاوره ایزو که به صورت بالقوه می توانند انتخاب سازمان باشند، تهیه کرد. برای تهیه این لیست می توانید راهکارهای زیر را در نظر بگیرید

  • استعلام از سازمان های بالادستی
  • مشورت با همکاران هم رده در سایر سازمان های مشابه سازمان شما
  • مراجعه به انجمن ها و تشکل های قانونی و معتبر در زمینه مشاوره مدیریت
  • جستجو در اینترنت و آشنایی با شرکت مشاوره ایزو و رزومه و سوابق

در حین بررسی شرکت های مشاوره ایزو، می توانید به معیارهای معرفی شده طی این مقاله نیز مراجعه کنید

گام سوم: درخواست پروپوزال و شرح خدمات از شرکت های فهرست شده.

اکنون با شرکت هایی که از دیدگاه شما و با توجه به معیارهای معرفی شده دارای صلاحیت هستند تماس حاصل نموده و نیاز سازمان خود را تشریح و از ایشان بخواهید برای شما پروپوزال حاوی شرح خدمات و حق الزحمات را ارسال کنند. نحوه پاسخ گویی شرکت مشاوره ایزو هنگام ارتباطات ایمیل و تلفن از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است و تا حد زیاید می تواند اطمینان را در شما ایجاد و یا آن را سلب نماید. سعی کنید هنگام مکالمات تلفنی با کارشناسان فنی شرکت، میزان صلاحیت شرکت مشاوره ایزو را از فحوای مکالمه درک کنید. همچنین کیفیت شرح خدمات ارسال شده نیز می تواند راهگشای شما باشد که تا چه میزان مطابق با انتظارات شما که در گام اول مشخص کرده اید خواهد بود. پروپوزال و شرح خدمات ارسالی از سوی شرکت مشاوره ایزو باید نشان دهنده میزان درک شرکت از معضل سازمان شما و هدف شما از استقرار الزامات و دریافت گواهینامه باشد.

گام چهارم: دعوت به جلسه حضوری و انتخاب شرکت مناسب

پیشنهاد می شود پس از دریافت شرح خدمات از نمایندگان شرکت مشاوره ایزو دعوت کنید تا در سازمان شما حاضر شده و نحوه ارائه خدمات خود را به صورت حضوری تشریح نمایند. این امر می تواند شما را در کسب اطمینان از انطباق خدمات با اهداف و انتظارات سازمان شما یاری دهد

پس از برگزاری جلسات با نمایندگان یک یا چند شرکت مشاوره ایزو، اکنون موعد انتخاب و عقد قرارداد است. می توانید در این زمینه معیارهای مطرح شده در این مقاله را مد نظر قرار دهید

لطفا به این مطلب رای بدهید