بایگانی چیست؟ اصول بایگانی و انواع بایگانی چیست؟ شرح وظایف مسئول بایگانی اسناد.

ساده‌ترین تعریف بایگانی این است که شما اسناد، مدارک و اطلاعات مهمی که دیگر به طور روزانه و مداوم از آن‌ها استفاده نمی‌کنید را در جایی امن، برای مدت طولانی به شکل بسیار منظم و استانداردی نگهداری کنید.بایگانی فرآیند پیچیده‌ای است که نیاز به دقت زیادی دارد. چون در صورتی که بایگانی کردن اسناد و مدارک یا آرشیو کردن آن‌ها درست انجام نشود، بعداً در زمانی که به این اطلاعات نیاز باشد، پیدا کردن آن‌ها کار سختی خواهد بود.

به همین دلیل است که در سازمان‌های مختلف و شرکت‌ها یک بخش خاص به اسم اتاق بایگانی وجود دارد. همچنین فرد یا افرادی در محیط این اتاق‌های بایگانی با دقت و حوصله بسیار و بر اساس نظم و استاندارد مشخصی همواره در حال مدیریت اسناد و مدارک هستند.

آنچه در این مطلب خواهید آموخت 

بایگانی چیست؟

در تعریف دیگری که برای سوال بایگانی چیست وجود دارد می‌توان گفت بایگانی روشی برای ایجاد دسته بندی و نظم است. مفهوم بایگانی کاری است که بسیاری از کارمندان ادارات و سازمان‌های مختلف با آن مواجه می‌شوند. چون در هر اداره و سازمانی باید بخش بایگانی وجود داشته باشد و طبیعتاً هر کارمندی هم باید با اصول اولیه و قواعد آن آشنایی داشته باشد.

نیاز به دانش بایگانی و آشنایی به استانداردهای آن هیچ ربطی به این که فرد در چه بخشی از سازمان کار می‌کند ندارد. چون حتی اگر یک کارمند ساده با حجم کاری متوسط باشید هم لازم است بدانید به چه طریقی می‌توانید اسناد و مدارک خود را نگهداری کنید که بعداً اگر به محتوای آن‌ها نیاز داشتید، به راحتی بتوانید در انبوه اسناد فایل مورد نظر خود آن را بیابید.

در گذشته بایگانی به صورت فیزیکی و کاغذی و طی فرآیند بسیار پیچیده‌ای انجام می‌شد. اما امروزه به مدد ظهور نرم افزار بایگانی این مهم به راحتی انجام می‌شود. به کمک نرم افزار بایگانی اسناد بسیاری از افراد با این بخش رابطه بهتری برقرار کرده اند و راحت‌تر می‌توانند کارهای خود را مدیریت کنند. بایگانی چیست؟

بایگانی یعنی چی؟

در لغت نامه معین بایگانی به معنی جایی است که در آن اسناد و مدارک نگهداری می‌شوند. در این لغت نامه کلمه “بایگان” به معنی “ضبط” تفسیر شده است. بنابراین واژه بایگانی را به معنی جایی برای نگهداری و ضبط اطلاعات هم می‌توان توصیف کرد.

براساس تعریف لغت نامه دهخدا بایگانی نام دائره ای در ادارات دولتی و بنگاه‌های ملی است که اعضای آن مأمور ضبط و نگاهداری پرونده‌ها و نامه‌ها هستند و بهنگام مراجعه آن اسناد را در اختیار مراجعان می‌گذارند.

بایگانی در لغت به معنای ضبط و طبقه‌بندی اسناد یاد شده است. در مفهوم نیز بایگانی به ضبط و نگهداری تمامی سوابق، اسناد و مدارک عمومی، تاریخی و … توسط ادارات دولتی و خصوصی، مؤسسات و … گفته می‌شود. بایگانی یعنی چی؟

تعریف بایگانی:

در یک سازمان انواع مختلفی از اسناد و مدارک تولید می‌شود. این اسناد می‌توانند مدارک، نامه‌ اداری، پرونده، روزنامه، فیلم، صوت، تصویر، گزارش و به طور کلی محتوای ارزشمندی باشند که در این سازمان تولید شده است. شرط این که به یک محتوا عنوان سند داده شود این است که فرآیند تولید و کارهای اداری آن به پایان رسیده باشد.

بعد از این مرحله این سند از چرخه جاری خارج شده اما هنوز دارای اهمیت است. یعنی ممکن است بعد از این هم بارها و بارها به این محتوا رجوع شود، اما این نیاز هر روزه نیست که بتوان به آن عنوان یک سند باز را داد.

در این صورت این محتوا در هر قالبی که باشد باید آرشیو یا بایگانی شود. همه فرآیندی که توضیح داده شد شرح چیستی بایگانی و تعریف این بود که بایگانی چیست؟

با توجه به تعریف ارائه شده در بالا می‌توان گفت که ما هر نوع سندی را بایگانی نمی‌کنیم. در واقع صرف اینکه تنها به اسناد قدیمی و تاریخی دسترسی داشته باشیم نیست که ما اسناد را بایگانی یا آرشیو می‌کنیم.

بلکه ما تنها اسناد با ارزش و دارای اهمیت را که در گذشته تولید شده اند و ممکن است در حال و آینده نیز مورد استفاده قرار بگیرند را بایگانی و آرشیو می‌کنیم. زیرا محتوای آن اسناد برای ما با اهمیت و ارزشمند هستند.

اگر برای بایگانی پرونده‌ها و مدیریت اسناد و مدارک سازمان خود به نرم افزار مناسب نیاز دارید صفحه نرم افزار بایگانی اسناد را مشاهده کرده و با امکانات نرم افزار مدیریت مستندات آشنا شوید. این نرم افزار بهترین روش برای مراقبت از اسناد، مدارک و محتوای ارزشمند سازمان شما را در اختیارتان قرار خواهد داد. تعریف بایگانی

اصول و روش های نوین بایگانی اسناد و مدارک چیست ؟

اصول بایگانی درست اسناد و مدارک استاندارد مشخصی دارد. البته ممکن است برخی از سازمان‌ها بر اساس اصول خود مواردی را به این استاندارد اضافه یا از آن کم کنند. اما آنچه واضح است این است که پیروی از یک روش نوین استاندارد می‌تواند باعث افزایش بهره وری گردد. و احتمال خطا در آرشیو اسناد و مدارک را به شدت کاهش دهد.

اصول بایگانی جیست؟

اصول بایگانی و روش‌های آن مشخص شده است که برخی از مهم‌ترین آنها عبارتند از:

ایجاد سند:

ایجاد سند به معنی روندی است که در آن یک محتوای ارزشمند در قالب سند در سازمان تولید می‌شود.

در این مرحله باید هدف مهار شود و تولید سوابق کاهش پیدا کند. در واقع باید بدانید در این مرحله نکات بسیار مهمی مانند استاندارد سازی فرم‌ها، جلوگیری کردن از تکثیر بی رویه سوابق، نظارت کردن بر دریافت سوابق، استانداردسازی نوع پوشه و کاغذ، به کارگیری روش‌های استاندارد و … به طور جدی پیگیری می‌شود.

به کارگیری و استفاده:

در این مرحله تلاش می‌شود که دسترسی افراد به مدارک تا حد ممکن آسان‌تر شود و اطلاعات و پرونده‌هایی که ضروری هستند را در ردیف اولیه قرار گیرند.

یعنی اسناد بر اساس تاریخ تولید و میزان نیازی که به آن‌ها وجود دارد باید در جای مشخصی قرار بگیرند. اغلب اسنادی که آخر تولید می‌شوند، سر صف دسترسی قرار می‌گیرند.

تعیین تکلیف:

در این مرحله تمامی اسناد و مدارکی که وجود دارد مورد ارزشیابی قرار می‌گیرند تا به آرشیو اصلی انتقال داده شوند. در واقع باید بدانید این بخش یکی از مهم‌ترین مراحل به شمار می‌رود که اطلاعات زیادی را در خود جای داده است.

کارمندانی که در یک سازمان فعالیت کرده و در روند تولید اسناد و مدارک ارزشمند حضور دارند باید روش‌ها و استانداردهایی را که بر اساس آن اسناد از نظر ارزشمندی تعیین تکلیف می‌شوند را بلد باشند.

البته زمانی که نرم افزار بایگانی را در سازمان خود داشته باشید به راحتی می‌توانید اصول بایگانی را انجام دهید و دیگر نیازی نیست برای ذخیره کردن آن مدارک به بخش مورد نظر بروید. بلکه در اتاق خود می‌توانید این اطلاعات را ذخیره سازی کنید تا دیگر کارمندان هم در صورت نیاز آنها را مشاهده کنند.

اسکن اسناد و مدارک:

در صورتی که روی همه اسناد و مدارک به صورت دیجیتالی کار می‌کنید، این بخش از چرخه روند کار بایگانی شما حذف می‌شود. اما اگر در سازمان شما هنوز همه کارها به صورت کاغذی انجام می‌شود، احتمالاً لازم است اسناد را برای بایگانی کردن، ابتدا اسکن کنید. حتی اگر همچنان بخشی از کارهای خود را به صورت فیزیکی و روی کاغذ انجام می‌دهید هم لازم است از مرحله اسکن اسناد و مدارک عبور کنید.

اگر به نرم افزار آرشیو اسناد مجهز باشید، یک مرحله در این روند جلو هستید. در غیر این صورت لازم است از یک شرکت خبره که در زمینه اسکن اسناد و مدارک فعالیت می‌کند کمک بگیرید تا آرشیو فیزیکی و فعلی شما را که کاغذی است به یک بایگانی دیجیتالی تبدیل کند. سپس این فایل‌های دیجیتالی را در نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک بایگانی کنید.

اصول بایگانی راکد :

اصول بایگانی راکد چیست؟ سوابق و مدارک هر اداره ای در پی انجام وظایفی که داشته اند دریافت و ایجاد می‌شوند. زمانی که هنوز وظایف آنها تمام نشده است و عمل آنها پایان پیدا نکرده، غیر جاری و راکد می‌شوند.

در واقع آن دسته از مدارکی که به علت عدم استفاده روزانه از آنها شرایط خاصی دارند را نیمه راکد و یا راکد می‌نامند. نگهداری کردن از این مدارک به صورت سنتی هزینه زیادی دارد، ولی زمانی که در سیستم و نرم افزار بایگانی اسناد آنها را نگهداری کنید هزینه زیادی نخواهد داشت.

در واقع این سیستم به این مدارک نظم و ترتیب می‌دهد، به همین دلیل آنها را به شکل منظمی در بخش راکد قرار داده تا کارمندان در صورت نیاز بتوانند از آن‌ها استفاده کنند.

اصول استفاده از این بخش به این نحو است که کارمندان هدف از انجام عملیات خود را مشخص می‌کنند و در صورتی که نیاز به مدارک راکد داشتند می‌توانند آن را از طریق سیستم دریافت کرده استفاده کنند. این مدارک هر لحظه امکان دارد مورد استفاده قرار گیرد و افراد باید آنها را بررسی کنند. اصول بایگانی راکد

اصول بایگانی پرونده های پرسنلی :

برخی از مدارک کارمندان و پرسنل یک اداره باید بایگانی شوند. طبیعتاً این مدارک مشخص بوده و باید به صورت منظم بررسی شوند.

در سیستم سنتی شما مجبورید تمامی آن مدارک را به صورت دستی تنظیم کنید. اما باید بدانید زمانی که آنها در نرم افزار بایگانی مدارک پرسنلی به ثبت برسند دیگر نیازی نیست اطلاعات آن‌ها را به صورت دستی وارد کنید بلکه خودشان به طور اوتوماتیک در سیستم ثبت می‌شوند. کافی است پرسنل این برنامه را در اتاق و سیستم خود داشته باشند.

برخی از مهم‌ترین مدارکی که مربوط به پرسنل بوده و باید در این بخش قرار گیرند عبارتند از:

اصول بایگانی پرونده‌ها به شرح زیر است:

1. فرم‌هایی که مربوط به مرخصی‌های روزانه، ساعتی، اضافه کاری‌ها و تعطیلی‌های کاری بوده است در این بخش قرار می‌گیرد. فرم‌ اداری های مربوط به ماموریت های برون شهری و درون شهری هم در این بخش قرار می‌گیرد و پرسنل می‌توانند به طور کامل آنها را مشاهده کنند.

2. قراردادهایی که مربوط به شخص هستند. تمامی قراردادها از زمانی که فردی مشغول به کار شده است را می‌توانید در این بخش مشاهده کنید.

3. فرم‌ها و نامه‌های اداری درخواست که به صورت ابلاغی هستند. باید از این مدارک یک کپی در بخش بایگانی وجود داشته باشد.

4. مدارکی که مربوط به حوادث ناشی از کار هستند هم در سیستم بایگانی پرونده پرسنلی قرار می‌گیرند. این مدارک شامل هزینه‌های درمانی است که فرد در طول حادثه کاری برایش به وجود آمده و باید آنها را به طور کامل در این بخش وارد کند.

5. مدارک دیگری که مربوط به دوران بیماری پرسنل هستند. به عنوان مثال اگر فردی بیماری داشته باشد و به علت بیماری خود به مرخصی برود باید برگه آن را تحویل دهد. این برگه به صورت کپی شده در این سیستم ثبت می‌شود.

بهترین ابزار برای ایجاد بایگانی دیجیتال استفاده از نرم افزار بایگانی پرونده‌های پرسنلی است.

اصول بایگانی اسناد حسابداری و مالی :

یکی از نشانه‌های حرفه‌ای بودن حسابدار سازمان شما این است که اسناد و مدارکی که مربوط به حسابداری هستند را به درستی بایگانی می‌کند. شغل حسابداری و اطلاعاتی که در مورد حسابداری یک شرکت وجود دارد بسیار مهم است و باید به آن اهمیت زیادی داده شود. به همین دلیل باید تمامی اسناد و مدارک مالی و حسابداری آن به درستی ذخیره شوند. حسابداری که منظم باشد تمامی مدارک مربوط به کار خود را دسته بندی می‌کند و این کار به جز اینکه از نرم افزار بایگانی اسناد حسابداری استفاده کند میسر نمی‌شود.

تعداد اسناد حسابداری بسیار زیاد است و تقریباً هر محتوایی که وارد بخش حسابداری می‌شود یا به نحوی از مسیر این اتاق عبور می‌کند، سند مهمی است. مهم بودن سند در سازمان به معنی واجب بودن اسکن اسناد مالی و بایگانی کردن آن است. به همین دلیل است که باید ابزاری به سادگی یک نرم افزار بایگانی اسناد مالی و حسابداری در اختیار بخش حسابداری باشد تا هر سند مهمی را که لازم می‌داند بلافاصله بعد از تمام شدن کارش، به صورت دیجیتالی بایگانی کند. بایگانی اسناد مالی

اصول بایگانی:

در گذشته اطلاعات به صورت دستی ذخیره می‌شد که مشکلات زیادی را در پی داشت. ولی از زمانی که این کار به صورت الکترونیکی انجام می‌شود دیگر چالش آفرین نیست و کار کردن با آن بسیار آسان می‌شود.

اصول بایگانی و روش‌های ذخیره کردن مدارک حسابداری مشخص هستند و شما هم باید به این اصول احترام بگذارید. به عنوان مثال تمامی اطلاعاتی که مربوط به بیمه افراد است در یک طرف قرار دارد و اطلاعات دیگری مانند دستمزد و حقوق آنها هم مربوط به بخش دیگری است. حسابدار حرفه ای باید در کمترین زمان تمامی اطلاعات را ذخیره کند و در کمترین زمان هم آنها را در صورت نیاز استخراج کند و به دست افراد برساند.

اصول بایگانی اسناد فنی :

اسناد فنی از جمله مهم‌ترین اسنادی هستند که در یک اداره مورد استفاده قرار می‌گیرند. کاربران این اطلاعات در یک سازمان باید بتوانند آنها را به طور کامل در بخش بایگانی پیدا کنند.

کارهای فنی یک اداره به نسبت نوع کاری که در آن انجام می‌شود می‌تواند زیاد یا کم باشند. اما به طور کلی هر اداره ای اسناد فنی زیادی دارد که باید آنها را بر اساس سال و ترتیب مهم بودن ذخیره سازی کند. شما در هر بخشی از اداره که مشغول به کار هستید می‌توانید در این بخش اطلاعات فنی را وارد کرده تا دیگر افراد هم آنها را در صورت نیاز بتوانند مشاهده کنند.

بهترین ابزار برای این کار استفاده از نرم افزار مدیریت مستندات یا نرم افزار EDMS است.

اصول بایگانی پرونده های پزشکی :

مدارک پزشکی اهمیت بسیار زیادی دارد و پزشک به آنها برای اینکه در مورد بیماری‌های و روش‌های درمان بیمار تصمیم گیری نماید نیاز دارد. هر بیماری که به پزشک مراجعه می‌کند باید پرونده ای مربوط به سلامتی و مشکلاتی که دارد را تکمیل نماید تا در سیستم بهداشتی آن را ثبت کنند.

در گذشته بیشتر مدارک مربوط به بیمار به صورت دستی پر می‌شد. ولی اکنون این اطلاعات در سیستم ذخیره سازی و بایگانی ثبت می‌شود تا پزشک هر زمانی که به آنها نیاز داشت بتواند به آنها دسترسی داشته باشد و آنها را مشاهده کند.

فرایند ذخیره سازی مدارک پزشکی به این ترتیب است که در ابتدا باید پرونده‌ها را به طور کامل مورد بررسی قرار گیرند. سپس بر اساس ویژگی‌هایی که بیمار داشته است آنها را در سیستم وارد نمایند. بعد از آن باید بعد از اینکه بیمار ترخیص شد یک بار دیگر مدارک آن را وارد کنند تا همه اطلاعات مربوط به پذیرش، روند درمان، کارهایی که در مدت درمان روی بیمار صورت گرفته است، علت فوت یا ترخیص به طور کامل وارد سیستم شود.

بهترین ابزار برای این کار استفاده از نرم افزار بایگانی پرونده‌ پزشکی است.

اصول بایگانی مدارک پزشکی :

در طول درمان بیمار هرگونه دارو و روش‌های درمانی که روی آن انجام شده است را باید وارد نمایند تا پزشک در مراجعه بعدی دیگر از بیمار پرسش‌های تکراری را نپرسد. پزشک بعد از اینکه اطلاعات بیمار را به خوبی مورد بررسی قرار دهد راحت‌تر می‌تواند برای درمان تصمیم گیری کند.

در بخش نرم افزار بایگانی مدارک پزشکی دو دسته اطلاعات وجود دارد یکی از آنها اطلاعات فعال پزشکی است و دیگری اطلاعات غیر فعال پزشکی. هر یک از بخش‌ها فضای بسیار امنی دارد که هرگز اطلاعات در آن از بین نمی‌روند و مفقود نمی‌شوند.

نگهداری کردن از مدارک بیمار به کارهای پزشک سرعت بیشتری می‌بخشد و همچنین طول درمان بیمار را به خوبی متوجه می‌شود. دیگر پزشک داروهایی که برای بیمار تجویز کرده بوده را به خوبی می‌شناسد و آنها را به بیمار نمی‌دهد.

نکته دیگری که در خصوص بایگانی پرونده پزشکی وجود دارد این است که این اسناد حتماً باید اسکن شوند. چون روند کار در بیمارستان‌ها به دلایل مختلفی هنوز هم به صورت کاغذی انجام می‌شود. بنابراین باید ابتدا اسناد به شیوه درستی اسکن شوند، سپس آن‌ها را بایگانی کرد.

اسکن اسناد و مدارک پزشکی به این دلیل که این اسناد از اهمیت ویژه‌ای برخوردارند باید توسط یک تیم خبره و کارکشته در زمینه اسکن مدارک پزشکی بیمارستان انجام شود.

لزوم تهیه و خرید نرم افزار بایگانی اسناد :

بدون شک بسیاری از اداره‌ها در تلاش هستند از بهترین و به روز ترین تکنولوژی‌هایی که سرعت و کیفیت کار آنها را افزایش می‌دهد استفاده کنند. نرم افزار بایگانی پرونده یکی از این برنامه‌ها است که شما می‌توانید از آن در اداره یا سازمان خود استفاده کنید. شاید برای عده‌ای این سوال پیش آید که چرا باید از این نرم افزار استفاده کنند؟ به همین دلیل در ادامه برخی از مواردی که اهمیت این نرم افزار را نشان می‌دهد را بیان می‌کنیم.

مدیریت زمان:

یکی از مهم‌ترین مواردی که نشان دهنده لزوم خرید این نرم افزار است این است که شما می‌توانید به طور کامل زمان را مدیریت کنید. وقتی بایگانی سازمان شما دیجیتالی است هم می‌توانید اسناد جدید را سریع‌تر بایگانی کنید و هم قادرخواهید بود که اسناد مورد نیاز را خیلی سریع‌تر در بایگانی خود بازیابی کنید.

کاهش کارهای تکراری و خسته کننده هم بخش دیگری از روند مدیریت زمان است که با استفاده از نرم افزار آرشیو به آن دست پیدا خواهید کرد. چون افراد سازمان شما به جای این که وقت ارزشمند خود را صرف مراقبت از اسناد و نظم دهی به آن کنند، صرف کارهای مهم و خلاقانه‌تر خواهند کرد.

افزایش بهره وری سازمان:

بیشتر کشورهای پیشرفته مانند کشورهای اروپایی و آمریکایی از نرم افزار بایگانی مدارک استفاده می‌کنند. بر اساس نتایج و تحقیقاتی که انجام شده است این برنامه و نرم افزار برای آنها بسیار مفید بوده و بهره وری کارکنان آنها را تا حد بسیار زیادی افزایش داده است.

چابکی سازمان با این برنامه بسیار افزایش پیدا می کند و آنها می‌توانند از این برنامه در جهت بهبود کارهای خود استفاده کنند.

نرم افزاری که باید در کنار سایر نرم‌افزارها از آن استفاده کرد:

یکی دیگر از مواردی که در لزوم خرید نرم افزار بایگانی وجود دارد این است که وجود آن در کنار دیگر نرم افزارهای اداری(نرم افزار اتوماسیون اداری، نرم افزار دبیرخانه، نرم افزار مدیریت مستندات EDMS) ضروری به شمار می‌رود. زمانی که یک سازمان و یا یک اداره این برنامه را داشته باشد نشان دهنده این امر است که آن سازمان و اداره بسیار حرفه ای است؛ بنابراین اگر شما می‌خواهید در نظر دیگران شرکت حرفه ای محسوب شوید باید این برنامه را داشته باشید.

رضایت شغلی کارکنان:

بر اساس آماری که به دست آمده است، بسیاری از کارکنان مجبور هستند که اطلاعات را در بخش بایگانی به صورت منظم قرار دهند و در صورتی که بخواهند این روش را به صورت سنتی دنبال کنند باید زمان زیادی بگذارند. ولی اگر این سیستم و نرم افزار را داشته باشند در کمترین زمان می‌توانند فعالیت‌های خود را انجام دهند.

انواع نرم افزار بایگانی اسناد :

به طور کلی می‌توانید این نرم افزار را در دو حالت ویندوزی یا Windows Based و تحت وب یا Web Based خریداری کنید.

نرم افزار بایگانی اسناد تحت ویندوز

این مدل از نرم افزار را می‌توانید در محیط شرکت استفاده کنید. یعنی اگر تمایل ندارید که افراد در زمانی به جز ساعات کاری به اسناد و مدارک دسترسی داشته باشند، می‌توانید نسخه نرم افزار آرشیو اسناد ویندوزی استفاده کنید.

نرم افزار بایگانی اسناد تحت وب

نسخه تحت وب نرم افزار آرشیو اسناد آنلاین ابزاری است که کاربران آن می‌توانند در 24 ساعت روز و 7 روز هفته از هرجایی از دنیا که به اینترنت دسترسی دارند، به نرم افزار متصل شده و از آن استفاده کنند. سطح امنیت در این نرم افزار بسیار بالاست و فقط افراد مجاز که نام کاربری و رمز عبور دارند می‌توانند از آن استفاده کنند. درست مانند ایمیل شما که از هرجایی در دنیا و در هر ساعتی قابل دسترسی است.

نرم افزار بایگانی الکترونیکی اسناد دارای انواع مختلفی است. هر یک از آنها هم دارای ویژگی‌های متنوعی هستند.

در واقع شما باید بر اساس نیاز خود یکی از این نرم افزارهای را خریداری نمایید و در اداره و سازمان خود از آن استفاده کنید. این نرم افزار یکی از انواع نرم افزارهای بایگانی به شمار می‌رود که تمامی مزیت‌های این سیستم را در خود جای داده است. این نرم افزار تمامی ویژگی‌ها و امکانات لازم را دارد.

شما می‌توانید برای خرید نرم افزار بایگانی آنلاین با کارشناسان شرکت در تماس باشید تا بر اساس نیاز شما ویژگی‌های آن را تنظیم کرده و به شما ارائه دهند.

مزایای نرم افزار بایگانی اسناد :

بدون شک هر نرم افزار بایگانی دیجیتال که در اداره‌ها و سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد دارای مزیت‌های بسیار زیادی است و همین مزیت‌ها موجب می‌شود که از آنها استفاده زیادی شود. برخی از مزیت‌های که نرم افزار بایگانی دارد شامل موارد زیر است:

• یکی از مهم‌ترین و اصلی‌ترین مزیت‌هایی که این نرم افزار دارد این است که، پرونده‌ها را ثبت و ذخیره می‌کند. ثبت و ذخیره سازی پرونده‌ها بر اساس اطلاعات اولیه ای است که وارد سیستم شده است. بنابراین شما باید زمان وارد کردن اطلاعات اولیه نهایت دقت را داشته باشید.
• یکی از دیگر مزیت‌های نرم افزار بایگانی این است که اسناد را بر اساس موضوع آنها به خوبی تنظیم می کند. هر موضوع در دسته و طبقه بندی مشخص شده خودش قرار می گیرد و این مسئله می‌تواند به کارمندان کمک کند که سریع مطالب مورد نظر خود را پیدا کنند.
• یکی دیگر از مزیت‌های این نرم افزار این است که شما می‌توانید پرونده‌ها را پیوست بزنید. در واقع اگر بخواهید این روش را به صورت سنتی انجام دهید باید تلاش بسیاری کنید تا کار خود را به درستی انجام دهید. ولی با نرم افزار بایگانی کار شما بسیار سریع و آسان انجام می‌شود.

سایر فواید بایگانی اسناد

• با استفاده از این نرم افزار هر بخش را که مربوط به ذخیره سازی است را به بهترین نحو ممکن می‌توانید مدیریت کنید. مدیریت کردن پرونده‌ها از اهمیت ویژه ای برخوردار است و شما باید نسبت به این مورد حساسیت‌های بیشتری داشته باشید. با استفاده از نرم افزار الکتریکی نظارت و مدیریت شما روی پرونده‌ها با دقت بیشتری انجام می‌شود.
• یکی از مزیت‌های مهمی که نرم افزار بایگانی اسناد وجود دارد این است که شما می‌توانید به وسیله آن با نرم افزار دبیرخانه هم ارتباط برقرار کنید. در واقع نرم افزار دبیرخانه و بایگانی نامه ارتباط تنگاتنگی با این بخش دارد، به همین دلیل طراحان این دو نرم افزار سیستم هماهنگی آنها را به بهترین نحو طراحی کرده اند. هر اداره ای که این دو نرم افزار را داشته باشد می‌تواند از آنها به بهترین نحو ممکن بهره برداری نماید.
• یکی از نکاتی که باید بدانید و به عنوان آخرین مزیت مهم می‌باشد این است که شما به وسیله سیستم بایگانی می‌توانید گزارش‌های آماری را تهیه کنید. گزارش‌های آماری انواع مختلفی دارند و هر یک از آنها دارای ویژگی‌های متنوعی است و شما به صورت الکتریکی می‌توانید هر یک از آنها را که مایل هستید؛ تهیه کنید و در سیستم مورد استفاده قرار دهید.

معایب نرم افزار بایگانی اسناد :

به طور کلی نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک مزیت‌های بسیار زیادی دارد و افرادی هم که این سیستم و نرم افزار را تهیه می‌کنند به دلیل مزیت‌های آن است که روی این ابزار سرمایه گذاری می‌کنند. ولی معایبی را که برخی از طراحان نرم افزار برای این نوع از سیستم مشخص کرده اند عبارتند از:

• با استفاده از این نرم افزار دیگر نیازی نیست شما در محیط انسانی رفت و آمد داشته باشید و به تنهایی با سیستم کامپیوتر خود تمامی کارهای خود را انجام می‌دهید. اینکه افراد دیگر نیازی نیست با یکدیگر در ارتباط باشند شاید برای برخی از افراد یکی از معایبی این سیستم باشد. ولی به طور کلی هوز هم در اداره‌ها افراد با یکدیگر رابطه کاری و حضوری دارند.
• اگر اطلاعات درون سیستم مفقود شود و یا اینکه آنها از بین بروند بسیار خطرناک است و در این صورت دیگر اطلاعات شرکت و اداره از بین می‌رود. بر همین اساس طراحان برای این مشکل چاره ای اندیشیده اند و آن هم این است که از اطلاعات کپی می‌گیرند.

سایر معایب بایگانی اسناد

• اگر امنیت سیستم هم به خطر بیفتد امکان دارد که تمامی اطلاعات در دسترس افراد سودجو قرار بگیرد. بر همین اساس طراحان نرم افزار بایگانی تحت وب برای این مشکل هم چاره ای اندیشیده اند و آن هم این است که امنیت سیستم را به وسیله حریم‌های شخصی بسیار بالاتر برده اند.
• برخی از کارکنان امکان دارد به خوبی با این نرم افزار نتوانند کار کنند و بیشتر به صورت سنتی کارهای خود را انجام دهند. اما اگر آنها از این سیستم تنها عرض یک هفته استفاده نمایند به خوبی می‌توانند روش‌های آن را یاد بگیرند و در کمترین زمان کار خود را انجام دهند.
• تعدادی از کارمندان امکان دارد اشتباه‌های خود را به این نرم افزار و سیستم نسبت دهند، ولی باید بدانید که شما می‌توانید اشتباهات آنها را پیگیری کنید.

امکانات کلیدی نرم افزار بایگانی اسناد + ۵ امکان کلیدی نرم افزار بایگانی اسناد :

بهترین نرم افزار بایگانی ویژگی‌های بسیار زیادی دارد و این ویژگی‌ها موجب شده است که از آن استفاده بسیار زیادی شود. برخی از امکانات کلیدی که این نرم افزار دارد عبارت می‌باشد از:

آرشیو اسناد:

یکی از مهم‌ترین امکاناتی که در بهترین نرم افزار بایگانی تحت وب وجود دارد این است شما در این برنامه می‌توانید آرشیو اسناد را داشته باشید. در واقع شما به وسیله این برنامه قادر خواهید بود که تمامی اسناد ار از نظر فیزیکی و یا الکترونیکی در سیستم قرار دهید و بعد از مدتی که به این اسناد نیاز داشتید از آنها را استفاده کنید.

تعریف نامحدود ذخیره سازی:

شما زمانی که به صورت سنتی می‌خواهید اسناد را ذخیره سازی کنید، بدون شک باید کاغذهای زیادی را مورد استفاده قرار دهید و در هر کاغذ تنها برخی اطلاعات را می‌توانید ثبت کنید.

اما یکی از ویژگی‌های مهمی که بهترین نرم افزار آرشیو اسناد دارد ثبت و ذخیره سازی نامحدود آن است. شما به وسیله این نرم افزار می‌توانید اطلاعاتی را که مربوط به ثبت اسناد است را وارد کنید. هرچه که تعداد این اطلاعات زیاد باشد هیچ اشکالی ندارد و محدودیتی برای این نرم افزار تعبیه نشده است.

قابلیت ارجاع بخشی:

از دیگر امکانات کلیدی که بهترین نرم افزار بایگانی اسناد دارد قابلیت ارجاع بخشی آن است. شما به وسیله این نرم افزار می‌توانید هرگونه اسنادی که دیگر بخش‌های اداره و یا سازمان‌ها به آن نیاز دارند را برایشان ارسال کنید.

در واقع باید بدانید زمانی که این نرم افزار در یک اداره و سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد تمامی بخش‌ها و افراد می‌توانند از آن استفاده کنند. بنابراین شما دیگر نیازی نیست برای دریافت آن مدارک به بخش دبیرخانه و نگهداری اسناد مراجعه کنید بلکه درخواست می‌کنید تا آن را به سیستم شما بفرستند. از آنجایی هم که تمامی آنها به صورت منظم دسته بندی شده اند در کمترین زمان می‌توانید آنها را دریافت کنید.

مشاهده گردش اسناد:

شما به وسیله این نرم افزار می‌توانید آن اسنادی را که نیاز دارید را در کمترین زمان پیدا کنید. همچنین قادر خواهید بود که گردش آن نامه را پیش از شما هم مشاهده کنید. اینکه چند نفر و چه کسانی پیش از شما از آن اسناد استفاده کرده اند را به وسیله این نرم افزار مشاهده کنید.

قابلیت مشخص نمودن زونکن:

به وسیله بهترین نرم افزار بایگانی پرونده شما می‌توانید مشخص کنید که افراد در چه صورتی می‌توانند از مدارک و اسناد و استفاده کنند. حالت‌های مشخص کردن مشاهده اسناد متنوع است و یکی از آنها تنها خواندنی یا read only است. دیگری ثبت برای افراد است که شما هر یک را که مایل باشید می‌توانید تنظیم کنید تا اجرا شود.

پیشنهادینامه اداری چیست؟ ویژگی و انواع نامه های اداری

ویژگی های نرم افزار بایگانی اسناد + ۷ ویژگی کلیدی نرم افزار بایگانی اسناد :

بهترین نرم افزار بایگانی اسناد و مدارک ویژگی‌های مختلفی دارد که برخی از مهم‌ترین آنها عبارتند از:

امکان ثبت پرونده با مشخصات اولیه:

به وسیله این نرم افزار هر نوع اطلاعات اولیه که مربوط به پرونده می‌باشد را می‌توانید ثبت کنید. اطلاعات شامل تاریخ و ساعت ثبت، طبقه بندی پرونده‌ها، کاربر ثبت کننده و … از جمله اطلاعات مهم و ضروری به شمار می‌رود.

امکان دسته بندی پرونده‌ها بر اساس موضوع:

هر کی از پرونده‌هایی که در یک اداره وجود دارد مربوط به بخش‌های خاصی است، به عنوان مثال بخشی از آنها مربوط به کارمندان، حسابداری، فنی و غیره است. شما به وسیله این نرم افزار می‌توانید تمامی این دسته بندی‌ها را بر اساس موضع انجام دهید تا پیدا کردن آنها هم آسان باشد.

امکان الصاق دادن پیوست‌های مختلف به یک پرونده:

از دیگر ویژگی‌های بهترین نرم افزار آرشیو این است که شما به وسیله آن می‌توانید پیوست‌های گوناگون یک اسناد را به یک پرونده ارتباط دهید.

امکان امانت دهی یک سند:

هر سندی که در این نرم افزار ثبت شده باشد را می‌توانید به افراد دیگر امانت دهید و تاریخ آن را که امانت داده شده است را وارد کنید. تاریخ بازگشت هم باید در کنار آن مشخص شود تا فرد آن را بازگرداند.

تعریف فرمت پیوست‌ها:

پسوند فایل، عنوان‌ها و غیره را می‌توانید به وسیله این نرم افزار به درستی مشخص کنید و همچنین نوع آن را تغییر دهید.

امکان دسته بندی پرونده‌ها در زونکن‌های گوناگون:

هر یک از پرونده‌ها ویژگی‌های مختلفی دارند و شما می‌توانید آنها را در زونکن‌های مختلفی به وسیله بهترین نرم افزار بایگانی اسناد تحت وب قرار دهید.

مدیریت حجم فایل‌ها:

یکی از ویژگی‌های مهمی که این نرم افزار دارد این است که حجم فایل‌های وارد شده به سیستم را به خوبی مدیریت می‌کند تا شما به تعداد نامحدودی بتوانید فایل درون آن قرار دهید.

استفاده از هوش مصنوعی در بایگانی اسناد

هوش مصنوعی همان ابزاری است که کمک می‌کند روندهای تکراری امور ساده شوند و کارهای روتین از مدار کارهایی که افراد به صورت دستی باید انجام دهند، خارج شوند. کار آرشیو اسناد هم از آن دست اموری است که باید از ابزار هوش مصنوعی برای افزایش سرعت و بهبود کارایی در آن استفاده کرد. به طور مثال هوش مصنوعی می‌تواند:

• اسناد را به محض اسکن شدن شناسایی کرده و آن‌ها را در پوشه‌های مخصوص به خود قرار دهد.
• محتوای اسناد را به شیوه خاصی کد گذاری کند که فقط افراد مجاز به آن دسترسی داشته باشند.
• شیوه دسته بندی اسناد را به صورت هوشمندانه‌ای تنظیم کند که فضای کمتری اشغال کند یا دسترسی به آن‌ها ساده‌تر باشد.

البته موارد فوق بخشی از نقش هوش مصنوعی در نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک است که همین حالا هم مورد استفاده قرار گرفته.

قیمت و مشخصات نرم افزار بایگانی اسناد :

قیمت نرم افزار بایگانی اسناد بر اساس مشخصاتی که بیان کردیم بسیار به صرفه است. به دلیل مزیت‌های زیادی که این نرم افزار دارد شما با پرداخت هزینه برای نصب آن بدون شک رضایت بسیاری از آن خواهید داشت. در واقع باید بدانید قیمت آن نسبت به بسیاری از نرم افزارهای دیگر کمتر است و به همین دلیل تمامی اداره‌ها و سازمان‌ها از این نرم افزار استفاده می‌کنند.

بهترین نرم افزار بایگانی اسناد + چک لیست انتخاب نرم افزار بایگانی اسناد:

کلام آخر:

چک لیست انتخاب نرم افزار بایگانی اسناد :

بنابراین اگر بخواهیم بهترین نرم افزار بایگانی الکترونیک را به شما معرفی کنیم بدون شک بر اساس ویژگی‌های بسیار زیادی که این نرم افزار دارد آن را معرفی می‌کنیم.

می‌توانید چک لیست انتخاب نرم افزار بایگانی را دانلود کنید.

کلام آخر:

اکنون که متوجه شدیم بایگانی چیست؟ و با اصول بایگانی و انواع بایگانی آشنا شدیم. وقت آنست که برای راه اندازی سیستم بایگانی در سازمان اقدام کنیم. برای اینکار ابتدا شرح نیازمندی‌های خود را تهیه نمایید. از بین نرم افزارهای موجود برای بایگانی دموهای مختلف را بررسی کنید. و همینطور با مشاوران ما تماس بگیرید و مشاوره بگیرید. بی شک نرم افزار بایگانی یکی از قدیمی‌ترین و بهترین نرم افزارهای موجود در بازار است.

پرسش و پاسخ متداول در مورد اصول بایگانی اسناد و مدارک:

1. چرا و به چه دلیل اسناد و اطلاعات بایگانی می کنیم؟برای سر و سامان دادن به اسناد و مدارک و اطلاعات سازمان آنها را دسته بندی و بایگانی می نماییم.همچنین برای جلوگیری از بودجه، اتلاف زمان و برای برنامه ریزی مناسب تر از بایگانی استفاده می کنیم.
2. سند چیست؟ یا سند به چه معناست؟
   هر چیزی که بتوان به آن استناد نمود را سند گویند. نمونه برخی اسناد شامل: قرارداد، فاکتور، فیش واریز، مدارک شناسایی، و…
3. وظایف بایگانی چیست؟
   مدیریت، کنترل و نظارت بر روند بایگانی و مدیریت اسناد جزء وظایف بایگانی می باشد. نحوه شماره و کدگذاری اسناد، نام گذاری اسناد، مهر زنی بر روی اسناد، برگ شمار کردن اسناد، نوسازی اسناد و مدارک جزء وظایف بایگانی می باشد.