مهندس زهابی

روش اجرايي كنتـرل مستندات و سوابق تکنیکال فایل

روش اجرايي كنتـرل مستندات و سوابق

روش كد گذاري مستندات و سوابق تکنیکال فایل

دامنه اين روش، كليه مستندات موجود در شركت مي‌باشد.

كدينگ مستندات شركت از تركيبي از 13 حرف و عدد به شرح زير مي باشد

16 الی 18

14 الي 15

11 الي 12

2 الي6

مكان

عدد

حرف

عدد

حرف

نوع كاراكتر

شماره فولدر فایل کامپیوتری

سريال

شماره ويرايش

ايندكس

حرف اختصاصي

نام واحد بر اساس

چارت سازماني

اشاره به شماره الزام استاندارد
‌ISO 13485:2016 مرتبط

نوع سند

توضيح

كاراكتر

نوع سند مطابق با هرم مستندات مي تواند موارد ذيل باشد:

شرح نوع سند	كد نوع سند	توضيح
نظام ‌نامه	M	اين سند بر اساس نيازمندي استاندارد ، ايجاد مي گردد.
روش اجرايي	P	مراحل كار و تقدم و تاخر انجام فعاليت‌ها و مسئوليت انجام آنها مشخص شده است. (به منظور اطمينان از برآورده شدن نيازمندي هاي استاندارد)
دستورالعمل	W	چگونگي انجام كار تشريح شده است
فرم	F	به منظور نگهداري و ثبت سوابق
سند با ريشه برون‌سازماني	E	اسنادي مي باشد كه توسط شركت ايجاد نشده است
استاندارد	S	استانداردهاي تدوين شده توسط سازمان هاي تدوين كننده استاندارد مانند ISO, ISIRI, , …
چك ليست	C	–
نقشه	D	–
گزارشات	R
مكاتبات	L
تكنيكال فايل	T	تكنيكال فايل يا پرونده فني محصول

حرف اختصاصي نام واحد بر اساس چارت سازماني به صورت زير مي باشد:

واحد	كد واحد	Ab.
واحد مديريت	MD	Managing Director
توليد	PR	Production
خريد	PU	Purchasing
كنترل كيفيت	QC	Quality Control
مديريت كيفيت	QM	Quality management
فروش و بازاريابي	SM	Sales & Marketing
آموزش	TR	Training
تعمیرات و نگهداری	PM	Preventive & Maintenance
انبار	WH	Ware house

توجه 1: در صورت نياز به استفاده از يك فرم در فايل‌هاي مختلف كامپيوتري، مي توان از رقم 14 الي 15 به عنوان ايندكس اضافه شده ( از 001 الي 999 ) در كامپيوتر در نام فايل استفاده نمود.

توجه 2: جهت بایگانی کلیه مدارک بایستی بر اساس شماره سریال فرم بایگانی شوندو همچنین زمان نگهداری مدارک منسوخ در شرکت 1 سال است و پس ازان توسط نماینده مدیریت از میان مستندات شرکت خارج و از بین می روند.