روش اجرايي كنتـرل مستندات و سوابق تکنیکال فایل.
روش اجرايي كنتـرل مستندات و سوابق
- روش كد گذاري مستندات و سوابق تکنیکال فایل
دامنه اين روش، كليه مستندات موجود در شركت مي‌باشد.
كدينگ مستندات شركت از تركيبي از 13 حرف و عدد به شرح زير مي باشد
| 16 الی 18 | 14 الي 15 | 11 الي 12 | 10 | 9 | 8 | 7 | 2 الي6 | 1 | مكان |
| عدد | عدد | Rx | عدد | عدد | حرف | حرف | عدد | حرف | نوع كاراكتر |
| شماره فولدر فایل کامپیوتری | سريال | شماره ويرايش | ايندكس | حرف اختصاصي
نام واحد بر اساس چارت سازماني |
اشاره به شماره الزام استاندارد ISO 13485:2016 مرتبط |
نوع سند | توضيح
كاراكتر |
||
نوع سند مطابق با هرم مستندات مي تواند موارد ذيل باشد:
| شرح نوع سند | كد نوع سند | توضيح |
| نظام نامه | M | اين سند بر اساس نيازمندي استاندارد ، ايجاد مي گردد. |
| روش اجرايي | P | مراحل كار و تقدم و تاخر انجام فعاليت‌ها و مسئوليت انجام آنها مشخص شده است.
(به منظور اطمينان از برآورده شدن نيازمندي هاي استاندارد) |
| دستورالعمل | W | چگونگي انجام كار تشريح شده است |
| فرم | F | به منظور نگهداري و ثبت سوابق |
| سند با ريشه برون‌سازماني | E | اسنادي مي باشد كه توسط شركت ايجاد نشده است |
| استاندارد | S | استانداردهاي تدوين شده توسط سازمان هاي تدوين كننده استاندارد مانند ISO, ISIRI, , … |
| چك ليست | C | – |
| نقشه | D | – |
| گزارشات | R | |
| مكاتبات | L | |
| تكنيكال فايل | T | تكنيكال فايل يا پرونده فني محصول |
حرف اختصاصي نام واحد بر اساس چارت سازماني به صورت زير مي باشد:
| واحد | كد واحد | Ab. |
| واحد مديريت | MD | Managing Director |
| توليد | PR | Production |
| خريد | PU | Purchasing |
| كنترل كيفيت | QC | Quality Control |
| مديريت كيفيت | QM | Quality management |
| فروش و بازاريابي | SM | Sales & Marketing |
| آموزش | TR | Training |
| تعمیرات و نگهداری | PM | Preventive & Maintenance |
| انبار | WH | Ware house |
توجه 1: در صورت نياز به استفاده از يك فرم در فايل‌هاي مختلف كامپيوتري، مي توان از رقم 14 الي 15 به عنوان ايندكس اضافه شده ( از 001 الي 999 ) در كامپيوتر در نام فايل استفاده نمود.
توجه 2: جهت بایگانی کلیه مدارک بایستی بر اساس شماره سریال فرم بایگانی شوندو همچنین زمان نگهداری مدارک منسوخ در شرکت 1 سال است و پس ازان توسط نماینده مدیریت از میان مستندات شرکت خارج و از بین می روند.