روش اجرایی فروش و بازنگری قرارداد

وضعیت: درحال فروش
320.000

مطمئناً هر سازمانی روش اجرایی فروش مختص به خود را دارد، متن زیر نمونه یک روش اجرایی فروش در یک شرکت صنعتی است که می تواند نمونه خوبی برای تدوین روش اجاریی فروش باشد.

1-هدف :
شناخت خواسته های مشتری و الزامات قانونی و توليد محصولات منطبق.

2-دامنه :
کليه قراردادهای فروش محصول که از طريق قرارداد رسمی يا يادداشت تفاهم يا صورت جلسه يا تقاضای شفاهی انجام می گيرد.

3-مسئوليت¬ها :
کلیه مسئولين و مديران در حيطه مربوط به فعاليت خود مسئوليت انجام کارهای محوله را دارا  می باشند.

امکان سنجی سفارش مشتری:
پس از دريافت سفارش مشتری مشخصات خواسته شده از سوی مشتری به طور کامل در فرم ثبت سفارش مشتري و امكان سنجي  وارد شود و طبق مندرجات فرم و تأييد مسئولين مرتبط (کنترل کيفيت- انبار- توليد يا بازرگاني) در صورت تأييد کامل پذيرش سفارش مشتری از سوی سازمان به مشتری اعلام می¬شود.

عقد قرارداد:
چنانچه مشتری تمايل به عقد قرارداد داشته باشد با دعوت از مشتری يا نماينده رسمی او در محل کارخانه يا دفتر مرکزی طبق فرم قرارداد قرارداد لازمه منعقد می¬شود و در غير اين صورت همان فرم ثبت سفارش مشتري و امكان سنجی  به عنوان قرارداد تلقی شده و توليد و ارسال محصول طبق آن انجام مي¬گيرد.

بازنگری قرارداد يا سفارش دريافت شده از سوی مشتری:
قبل از اولين مرحله از توليد محصول قرارداد منعقد شده بين مشتری و سازمان يا سفارش دريافت شده از سوی او طبق فرم ثبت سفارش مشتري و امكان سنجي  بايد توسط نماينده محترم مديريت در تضمين کيفيت طبق چک ¬ليست بازنگری قرارداد/درخواست مشتری مورد بازنگری قرار گيرد.
تذكر: چنانچه سفارش نياز به بازنگری دارد اين بازنگری قبل از اجرای اولين مرحله توليد انجام مي گيرد.

ارسال فاکتور نهايی:
در زمان تحويل دهی محصولات درخواست شده، فاکتور نهايی محصول از طرف واحد حسابداري  بعد از پرشدن کامل مندرجات آن به مشتری تحويل داده می شود و نحوه پرداخت مبلغ فاکتور مشخص می¬شود.

بازنگری
مسئول بازنگری اين دستورالعمل با مسئول فروش يا نمايندۀ مديريت می باشد.

نمونه روش اجرایی بازنگری قراردادها

از روش های اجرایی الزام در استاندارد های ایزو بخصوص ایزو تی اس، روش اجرایی بازنگری قردادها است. در این مطلب نمونه یک روش اجرایی بازنگری قراردادها را باهم مرور می کنیم.

1- هدف :

جهت بیان نیازمندی های مشتری براساس مفاد پیشنهادی موضوع قرارداد و قبل از عقد قرارداد.

2- دامنه :

كلیه محصولات مطابق نظامنامه كیفیت.

3- مسئولیت:

مطابق فرم مربوطه.

4- روش اجرا:

واحد فروش موظف است قبل از هرگونه قراردادی با مشتری بازنگری قرارداد انجام دهد. نحوه بازنگری براساس فرم شماره F03-01-00/00 صورت می پذیرد:

1- ابتدا واحد فروش نام مشتری – میزان سفارش – تاریخ تحویل – تاریخ عقد قرارداد – نوع كالا/قطعه – و تاریخ پر نمودن فرم را در بالای فرم وارد نموده .

2- كلیه آیتمهای ذكر شده در فرم فوق به ترتیب زیر برای هر واحد نمره دهی و امضا می گردد:

ردیف

شرح

نمره قابل كسب
ردیف

شرح

نمره قابل كسب
1

مورد تایید نمی باشد

1
5

در حد نسبتا مطلوبی قرار دارند

8
2

ضعیف می باشد

3
6

در حد مطلوبی قرار دارند

9
3

امكانات پاسخگویی به این بند تا حدودی موجود نمی باشد.

5
7

تایید كامل می باشد

10
4

جوابگو می باشد
(كافی نمی باشد)

7

سپس هر واحد با ذكر جمع كل وزن ها و جمع كل نمره كسب شده در قسمت پایین این فرم (آیتم جمع كل) و سپس در فرم ضمیمه با توجه به تاریخ ارجاع شده به فروش با توجه به آیتم تاریخ در جلوی نام هر واحد كه طبق این فرم باید نظرات و پیشنهادهای خود را با در نظر گرفتن نمره داده شده وارد نموده و تاریخ پر نمودن این فرم ار در محل تعیین شده وارد و پس از امضا نمودن فرم به واحد دیگر ارجاع دهند.

3- فرم پر شده سپس به واحد فروش ارجاع داده می شود و واحد فروش ابتدا در آیتم جمع كل كلیه وزنهای كسب شده هر واحد و امتیاز كسب شده ار طبق جدول فوق جمع نموده سپس طبق فرمول ذكر شده امتیاز نهایی را محاسبه می نماید.

4- شرایط پذیرش قرارداد با احتساب امتیاز نهایی: واحد فروش مجاز به عقد قرارداد با مشتری نمی باشد مگر حداقل امتیاز 80% را كسب نماید در این صورت مدیر فروش با امضا نمودن فرم جهت عقد قرارداد با مشتری اقدام می نماید.

5- اصلاحیه قرارداد: واحد فروش موظف است چنانچه هر تغییری در طول قرارداد صورت پذیرفت طبق موارد مشروحه ذیل اقدام نماید:

1- موارد كاهش در قرارداد: كه در این حالت با ابلاغ به واحدهای ذیربط منجمله تولید و برنامه ریزی … و وارد نمودن مقدار كاهش در فرم بازنگری اولیه توسط واحد فروش به امضا رسیده است توسط مدیریت كارخانه به واحدها ابلاغ می گردد.

2- موارد افزایش در قرارداد:‌ واحد فروش ابتدا طبق فرم شماره F03-01-00/00 طبق بازنگری قرارداد عمل می نماید و میزان افزایش را در فرم فوق وارد نموده و به واحدهای ذیربط ارجاع می دهد در صورت كسب حداقل 70%‌ امتیاز نهایی واحد فروش اقدام به افزایش مقدار سفارش و ابلاغ به واحدهای مربوطه عمل می نماید.

تذكر 1: چنانچه هریک از آیتم ها در شرایط خاص برای هر واحد مصداق نداشت با زدن خط تیره در جلوی آن آیتم و توضیح دادن در فرم ضمیمه موارد مصداق نداشتن را ذكر می نماید.

تبصره 1: شركت حتی الامكان از پذیرش درخواستهای شفاهی مشتریان خودداری می نماید و در موارد استثنا نیز پاسخ این درخواستها را بصورت مكتوب ارائه می نماید.

3- كلیه سوابق بازنگری قرارداد مطابق رویه كنترل سوابق كیفیت حفظ و نگهداری می گردد.

تذكر 2: چنانچه مدیریت عامل با بستن قرارداد حتی با تایید واحد فروش ممانعت نماید واحد فروش در این مواقع باید با دستور كتبی مدیریت عامل اقدام به بستن قرارداد نماید.

4- واحد فروش پس از تایید فرم مذكور موارد را جهت تایید مدیریت عامل بصورت كتبی برای عقد قرارداد اعلام می نماید.