نظام نامه کیفیت چیست ؟

نظامنامه کیفیت (Quality Manual) یک شرکت و یا یک سازمان عبارت است از کلیه فرآیندهای سازمان  که به منظور “مدیریت کیفیت” انجام می دهد. نحوه تدوین نظام نامه کیفیت، فصل بندی و قالب بندی آن منوط به نوع سازمان، اندازه آن، پیچیدگی فرایندهای سازمان و در نهایت به تصمیم گیری سازمان بستگی دارد

نظام نامه کیفیت محصول شامل دستورالعمل و روش اجرایی است که در آن به صورت مفصل تمام مراحل و فرایندها و فرم ها و مکانیزم های تعالی سازمان و محصول شرح داده شده است که نحوه تدوین آن به این صورت است که ابتدا سیستم مدیریت کیفیت شرح داده می شود آنگاه مسئولیت مدیریت بررسی می شود.

کاربرد نظام نامه چیست

این نظام نامه وظیفه دارد تا در یک سند و در طی تعداد بندهای مشخص نمایی کلی از سازمان ترسیم نماید که با مطالعه آن بتوان تصویری کامل و صحیح به دست آورد

نکات مهم در تدوین نظام نامه کیفیت

در تدوین و تنظیم یک نظام نامه کیفیت می بایست موارد زیر را حتما در نظر گرفت:

1.  فرایندها و فعالیت های سازمان را مختصرا شرح دهد
2. یک نظام نامه کیفیت نباید شامل موارد غیر لازم و یا محرمانه باشد
3.  به مراجعی اشاره نمایند که برای کسب اطلاعات بیشتر و با جزییات کامل تر به آن رجوع می گردد

انواع نظام نامه کیفیت چگونه است؟

همانگونه که قبلا بیان شد، انواع واحد و یکسانی را نمی توان در نظر گرفت و ممکن است بسته به شرکت ها و سازمان ها تغییراتی در ساختار آن رخ دهد. در برخی از سازمان ها، نظامنامه های کیفیت بر اساس الزامات و بندهای استاندارد مرجع، تقسیم بندی می شوند، ولی در برخی از شرکت ها تصمیم میگیرند تا تدوین و تفکیک نظامنامه را بر اساس فرآیندهای جاری خود تنظیم کنند. (در مقایسه این دو روش و با توجه به دیدگاه فرآیندگرا در نسخ جدیدتر روش دوم پیشنهاد می شود هرچند شیوه نخست به دلیل داشتن ساختار تعریف شده مود پسندتر است.)

مراحل پیاده‌سازی نظام نامه کیفیت

پیاده‌سازی نظام نامه کیفیت یک فرایند جامع است که از مراحل مختلفی تشکیل شده است. این مراحل به‌تدریج اجرا می‌شوند و به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا کیفیت محصولات و خدمات خود را بهبود دهند و در نهایت به اهداف تعیین شده خود دست یابند. در ادامه به‌تفصیل به مراحل پیاده‌سازی آن می‌پردازیم

تعیین اهداف کیفیت

در ابتدا، سازمان باید اهداف کیفیت خود را تعیین کند. این اهداف باید با اهداف کلان سازمان هماهنگی داشته باشند و تضمین کنند که تلاش‌ها به سمت بهبود کیفیت هدایت می‌شوند. این اهداف می‌توانند شامل کاهش خطاها، افزایش رضایت مشتریان یا بهبود فرایندهای داخلی باشند.

تدوین رویه‌ها و فرایندها

در این مرحله، سازمان باید رویه‌ها و فرایندهای مرتبط با کیفیت را تدوین کند. این رویه‌ها باید شامل دستورالعمل‌ها، روش‌ها و ترتیب‌های اجرایی باشند که به اهداف کیفیت دست یابیم. تعیین و ارتقای رویه‌ها به کمک بازخوردها و داده‌های جمع‌آوری شده، نقطه کلیدی در این مرحله است.

اجرای نظام نامه کیفیت

پس از تدوین رویه‌ها، نوبت به اجرا و انجام اقدامات مرتبط با نظام نامه می‌رسد. تعیین مسئولیت‌ها، اجرای دقیق رویه‌ها و پایش عملکرد در این مرحله انجام می‌شود. همچنین، ارزیابی منظم برای اطمینان از پیشرفت و بهبود مستمر نیز انجام می‌شود.

آموزش و آگاهی‌بخشی

آموزش و آگاهی‌بخشی اعضای سازمان در مورد نظام نامه نقش مهمی در پیاده‌سازی موفق آن دارد. تمرین‌ها، کارگاه‌ها و جلسات آموزشی به اعضای سازمان کمک می‌کنند تا مفاهیم کیفیت را درک کنند و بتوانند به‌درستی به اجرای رویه‌ها و فرایندها کمک کنند.

الزامات تقسیم بندی بخش های یک نظام نامه

هیچ الزامی برای نحوه تقسیم بندی بخش های یک نظام نامه وجود ندارد، اما این تقسیم بندی باید به صورتی باشد که مولد ارزش بوده و سبب کارایی بیشتر نظام نامه گردد. همچنین توصیه می گردد تا پیوستی که برخی از اطلاعات کمکی را شامل می گردد به نظام نامه اضافه شود.

برای تدوین یک نظامنامه کیفیت مطلوب می توان از استاندارد راهنمای ایزو ۱۰۰۱۳ (راهنما برای مستند سازی) نیز الگو گرفت و بهره مند شد.

نمونه نظام نامه شرکت

یکی از الزمات استانداردهای ایزو تدوین نظام نامه است .نظامنامه یک شرکت و یا یک سازمان عبارت است از کلیه فرآیندهای سازمان  که به منظور مدیریت کیفیت انجام می دهد. نحوه تدوین نظام نامه، فصل بندی و قالب بندی آن منوط به نوع سازمان، اندازه آن، پیچیدگی فرایندهای سازمان و در نهایت به تصمیم گیری سازمان بستگی دارد

نظام نامه در یک سند و در طی تعداد بندهای مشخص نمایی کلی از سازمان ترسیم نماید که با مطالعه نظام نامه بتوان تصویری کامل و صحیح به دست آورد

در نحوه نوشتن نظام نامه می بایست موارد زیر را حتما در نظر گرفت:

1.  فرایندها و فعالیت های سازمان را مختصرا شرح دهد
2. نظام نامه کیفیت نباید شامل موارد غیر لازم و یا محرمانه باشد

فرمت نظامنامه چگونه است؟

در نظام نامه کیفیت فرمت واحد و یکسانی را نمی توان در نظر گرفت و ممکن است بسته به شرکت ها و سازمان ها تغییراتی در ساختار آن رخ دهد.

الزامات تقسیم بندی بخش های یک نظام نامه

الزامی است نحوه تقسیم بندی بخش های یک نظام نامه کیفیت وجود داشته باشد .