مستندات ارزیابی تامین کنندگان مواد و خدمات

با تعریف واضح آنچه واقعاً از تامین کنندگان خود می خواهید، لایه ای از شفافیت و اعتماد به وجود می اورد. تقویت این ارزش ها مهم است، چراکه اگر تامین کنندگان شما دقیقا بدانند که هنگام تجارت با شرکت شما چه انتظاری داشته باشند، می توانند با کیفیت بسیار بالاتری خدماتشان را ارائه دهند.

برخی از رایج ترین زمینه ها در مورد فرم ارزیابی تامین کننده می تواند از کیفیت و تحویل گرفته تا کارایی هزینه و آگاهی محیطی متغیر باشد. آنچه کسب و کار شما باید تصمیم بگیرد این است که کدام یک از این عوامل در هنگام اجرای یک تولید پایدار مهم هستند. این عوامل سپس دستورالعمل‌های روشنی را برای تامین‌کنندگان شما ارائه می‌کنند و بار کاری اصلاحی را برای تیم شما آسان می‌کنند.

1. صلاحیت Competency
   ابتدا نگاه کنید که تامین کننده چقدر صلاحیت دارد. از توانایی های او ارزیابی کاملی داشته و بر اساس نیازهای خود تامین کننده را بسنجید. سپس ببینید مشتریانش چقدر از این تأمین کننده راضی هستند. آیا آنها به مشکلی برخورد کرده اند؟ و چرا مشتریان قبلی این تأمین کننده را رها کردند؟ به دنبال مشتریانی بگردید که نیازها و ارزش های آنها مشابه شما است تا اطمینان حاصل کنید که اطلاعاتی که جمع می کنید مربوط به کسب و کار شما است.
2. ظرفیت Capacity
   تأمین کننده باید ظرفیت کافی برای رسیدگی به نیازهای شرکت شما را داشته باشد. بنابراین، سوال کنید که آن ها چقدر سریع قادر به پاسخگویی به نیازهای شما و نوسانات بازار و عرضه هستند. به منابع تأمین کننده نیز نگاه کنید. آیا آن ها با در نظر گرفتن تعهدات خود نسبت به سایر مشتریان، توانایی انجام سفارشات شما را دارند؟ (این منابع می تواند شامل کارکنان، تجهیزات، انبار و میزان موجودی باشد.)
3. تعهد Commitment
   تأمین کننده شما باید شواهدی ارائه دهد که نشان دهد آن ها به استانداردهای کیفیت بالا مانند ISO 9001 متعهد هستند. تأمین کننده همچنین باید نشان دهد در تمام مدت زمانی که انتظار دارید با هم کار کنید به عنوان مشتری به شما متعهد هستند. ( این امر به ویژه در صورت برنامه ریزی یک رابطه طولانی مدت با آنها بسیار مهم است.)
4. کنترل Control
   بپرسید که این تأمین کننده چقدر بر سیاست ها، فرایندها، رویه ها و زنجیره تأمین خود کنترل دارد. چگونه اطمینان حاصل خواهند کرد که به طور مداوم و قابل اطمینان تحویل می دهند، به ویژه اگر به منابع کمیاب اعتماد کنند و اگر این منابع توسط سازمان دیگری کنترل شوند.
5. پول نقد Cash
   تامین کننده شما باید از نظر مالی قدرتمند باشد تا وضعیت بسیار بهتری در برابر فراز و نشیب های اقتصادی داشته باشد.
6. هزینه Cost
   به هزینه محصول یا خدماتی که این تأمین کننده ارائه می دهد نگاه کنید. چگونه با گزینه های دیگری که در نظر دارید مقایسه می شود؟ بیشتر مردم هزینه را به عنوان عامل اصلی هنگام انتخاب تأمین کننده در نظر می گیرند. با این حال، به یک دلیل هزینه در میانه لیست ۱۰C است. سایر عوامل مانند تعهد به کیفیت و سلامت مالی، به طور بالقوه می توانند بیش از هزینه بر روی تجارت شما تأثیر بگذارند. خصوصاً اگر قصد دارید بلند مدت به تأمین کننده اعتماد کنید.
7. ثبات Consistency
   چگونه این تامین کننده اطمینان حاصل می کند که کالاها یا خدمات با کیفیت بالا را به طور مداوم ارائه می دهند؟ آیا آنها سابقه بالایی دارند یا اینکه تازه به این صنعت وارد شده اند؟
8. فرهنگ Culture
   بهترین روابط تجاری زمانی شکل می گیرند که ارزش ها و فرهنگ هر دو طرف مطابق با یکدیگر باشد. به همین دلیل است که نگاه به فرهنگ تجاری تأمین کنندگان مهم است. به عنوان مثال، اگر مهمترین ارزش سازمان شما کیفیت باشد و تامین کننده اصلی شما بیشتر به تحویل به موقع اهمیت دهد، چه می کنید؟ این عدم تطابق می تواند به این معنی باشد که آنها مایلند برخی اوقات کیفیت را فدای زمان کنند که برای شما غیرقابل قبول است.
9. اهمیت به طبیعت Clean
   بررسی کنید که آیا تامین کننده مورد نظر به قوانین محیط زیست اهمیت می دهد یا خیر؟! تقدیرنامه ها و گواهی های آن ها را بررسی کنید.
10. ارتباطات Communication
    بدانید که چگونه تامین کننده قصد دارد با شما ارتباط برقرار کند. آیا رویکردهای ارتباطی پیشنهادی آنها با روشهای ترجیحی شما همسو است؟ و چه کسی در این شرکت با شما تماس خواهد گرفت؟ همچنین مهم است که بدانید تأمین کننده در صورت بحران چگونه ارتباطات را مدیریت خواهد کرد. در صورت بروز اختلال در تأمین، آنها چقدر سریع به شما اطلاع می دهند؟ چگونه آن ارتباط برقرار خواهد شد؟ و آیا در صورت نیاز می توانید به افراد ارشد دسترسی داشته باشید یا خیر!