چگونه یک گزارش عدم انطباق خوب بنویسیم؟
چگونه یک گزارش عدم انطباق خوب بنویسیم؟
قبل از اینکه در مورد نوشتن عدم انطباق و الزامات در نوشتن این نوع گزارش صحبت کنیم، راجع به چیستی گزارش عدم انطباق و الزامات استاندارد ایزو 9001 ورژن 2015، برای آشنایی با این موضوع از نرم افزار مدیریت تضمین کیفیت صحبت می‌کنیم.
گزارش عدم انطباق چیست؟
هرآنچه که در سازمان شما اتفاق می‌افتد و با الزامات یک استاندارد مطابقت نداشته باشد در واقع یک عدم انطباق است. زمانی که یک عدم انطباق وقوع پیدا کند، چه در زمان ممیزی نهایی یا ممیزی داخلی و یا در طول زمان استقرار استاندارد، مسئول پیاده‌سازی الزامات وظیفه دارد تا عدم انطباق را شناسایی نموده و آن را به صورت مستند به مدیر مربوطه و مدیر عامل به منظور تصمیم‌گیری برای رفع آن ابلاغ نماید.
نحوه نوشتن یک گزارش عدم انطباق خوب در ممیزی ایزو ۹۰۰۱
گزارش عدم انطباق خوب در ممیزی ایزو ۹۰۰۱ باید شامل موارد زیر باشد:
۱. مشخصات شرکت: شامل نام شرکت، آدرس، شماره تماس و نام و نام خانوادگی مدیر عامل یا مسئول کیفیت شرکت.
۲. موضوع گزارش: شامل توضیح کوتاهی از ماهیت عدم انطباق و اهمیت آن برای شرکت.
۳. روش‌های ممیزی: توضیحی در مورد روش‌های ممیزی ایزو ۹۰۰۱ که توسط شرکت برای انجام ممیزی استفاده شده‌اند.
۴. نتایج ممیزی: شامل توضیحی از نتایج ممیزی ایزو ۹۰۰۱ و تشریح موارد عدم منطبق بودن.
۵. توصیه‌ها: شامل توصیه‌هایی برای بهبود فرآیندهای کیفیت در شرکت و رفع عدم انطباق.
۶. ضمایم: شامل هرگونه مستندات و اطلاعات مربوط به ممیزی، ارزیابی عدم تطبیق و توصیه‌ها.
در مرحله نوشتن گزارش، بهتر است از یک قالب استاندارد برای گزارش‌های ممیزی استفاده شود. همچنین، گزارش باید به زبانی ساده و قابل فهم برای خواننده باشد و توصیه می‌شود که بهبودیافته‌ها را پس از عملیات رفع عدم انطباق نیز در گزارش ذکر کنید.
انواع عدم انطباق در ممیزی
انواع عدم انطباق‌ها را می‌توان از دو جهت مورد بررسی قرار داد:
- ازنظر میزان تاثیر بر کیفیت سیستم
- از نظر جایگاه وقوع
عدم انطباق‌ها می‌توانند براساس میزان تأثیر آنها بر کیفیت سیستم به دو دسته ماژور و مینور تقسیم شوند.
عدم انطباق‌های ماژور به مشکلاتی اشاره دارند که باعث کاهش کیفیت و ضعف عملکرد سیستم می‌شوند و می‌توانند منجر به عواقب جدی مانند خسارت به مشتریان، از دست دادن بازار و یا عدم رضایت مشتریان شوند. برخی از مثال‌های نوع ماژور عدم انطباق عبارتند از:
- عدم رعایت استانداردها و مقررات مربوط به صنعت مورد نظر
- عدم توانایی در تأمین نیازمندی‌های مشتریان
- عدم رعایت موارد ایمنی و بهداشتی
- عدم رعایت قوانین مربوط به محیط زیست
عدم انطباق مینور
عدم انطباق‌های مینور به مشکلات کوچکی اشاره دارند که معمولاً تأثیر کمتری بر کیفیت سیستم دارند و در صورت عدم رفع آنها ممکن است به مشکلات بزرگتری منجر شوند. برخی از مثال‌های عدم انطباق مینور عبارتند از:
– نادرست بودن تاریخ یا نام مستندات
– اشتباهات ریز در فرآیندها
– کوچک بودن حجم داده‌ها در مستندات
در هر صورت، هدف اصلی ممیزی این است که تمامی عدم انطباق‌ها شناسایی و رفع شوند. توجه کنید نوع مینور آن نیز باید به طور جدی در نظر گرفته شوند تا کیفیت کلی سیستم بهبود یابد.
از نظر جایگاه وقوع نیز به دسته‌بندی زیر تقسیم می‌شوند:
۱. عدم انطباق با استانداردها:
این نوع به معنی عدم رعایت شرایط و مشخصاتی است که در استانداردها و مقررات مربوط به صنعت یا فرآیند مورد ممیزی تعیین شده‌اند.
۲. عدم انطباق با مستندات:
این نوع عدم انطباق به معنی تطبیق نداشتن با مستنداتی است که برای سیستم کیفیت و مدیریت فرآیندها وجود دارد. این مستندات شامل دستورالعمل‌ها، فرم‌ها، روش‌ها و سایر مستندات مربوط به فرآیند مورد ممیزی هستند.
۳. عدم انطباق با فرآیند:
این نوع به معنی عدم رعایت مراحل و فرآیندهایی است که برای انجام یک کار یا فرآیند مورد نیاز است. این عدم انطباق ممکن است به دلیل عدم تطابق با فرآیندهای موجود یا عدم اجرای صحیح فرآیندها باشد.
۴. عدم انطباق با محصول:
این نوع به معنی عدم تطابق محصول تولیدی با مشخصات و استانداردهای مربوط به آن است. انطباق نداشتن ممکن است به دلیل حجم نامناسب، کیفیت پایین، عدم تطبیق با نیازمندی‌های مشتری و یا سایر مشکلات مربوط به محصول باشد.
۵. عدم انطباق با تجهیزات و ابزارهای مورد استفاده:
این نوع به معنی عدم تطابق تجهیزات و ابزارهای مورد استفاده در فرآیند مورد ممیزی با استانداردها و مشخصات مربوط به آنها است.
همه این نوعها باید در گزارش ممیزی به صورت دقیق و با جزئیات تشریح شوند و راهکارهایی برای رفع عدم انطباق ارائه گردد. حال بلا فاصله این سوال به وجود می‌آید که یک فرم گزارش عدم انطباق چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد؟
فرم گزارش عدم انطباق
فرم گزارش عدم انطباق باید حداقل شامل موارد زیر باشد:
۱. شرح مشکل: باید به طور دقیق و جزئی شرح داده شود که مشکل چیست و در کدام ماژول یا فرآیند ایجاد شده است.
۲. شناسایی علل: باید علل واقعی شناسایی شود تا بتوان راهکارهای صحیح و موثری برای رفع آنها پیدا کرد.
۳. توضیح تأثیر: باید تأثیر عدم انطباق روی کیفیت و عملکرد سیستم شرح داده شود. این تأثیر می‌تواند برای مشتریان، سازمان و یا فرآیند مورد نظر آسیب‌هایی را ایجاد کند.
۴. تحلیل عدم انطباق: باید تحلیل دقیقی از عدم انطباق ارائه شود تا بتوان به راحتی راهکارهای مناسب برای رفع آنها پیدا کرد.
۵. راهکارهای پیشنهادی: باید راهکارهایی برای رفع انطباق نداشتن ارائه شود که عملی و قابل اجرا باشند. همچنین باید بررسی شود که آیا راهکارهای پیشنهادی در مطابقت با استانداردها و مقررات مربوط به صنعت و سازمان هستند یا خیر.
۶. مسئولین مربوطه: باید نام و شماره تماس افرادی که مسئولیت رفع عدم تطبیق را دارند، در فرم گزارش ذکر شود.
۷. تاریخ و تأیید: باید تاریخ تنظیم گزارش، نام و امضای شخصی که گزارش را تأیید می‌کند و تاریخ تأیید ذکر شود.
