مستندات شناسایی و ردیابی محصول

روش اجرایی شناسایی و ردیابی محصول و خدمت روشی برای شناسایی و ردیابی محصولات و خدمات است. در این روش از زمان ورود مواد اولیه و یا شروع خدمت، انجام عملیات و فرایند بر روی آنها تا حصول و خلق محصول و یا خدمت نهایی و خروج از سازمان شناسایی و ردیابی تشریح می گردد. این شناسایی و ردیابی حتی بعد از خروج تا توزیع و رسیدن دست مصرف کننده قابل انجام است.

هر سازمان ممکن است از روشی خاص برای شناسایی و ردیابی محصولات و خدمات خود استفاده کند. اما واضح و مبرهن است که باید حتما با روشی محصولات و خدمات خود را در طی بازه تولید و یا ارائه خدمت و تا خروج از سازمان ردیابی کند.

اهمیت موضوع شناسایی و ردیابی محصول/خدمت در بند ۷-۵-۳ استاندارد ایزو ۹۰۰۱:۲۰۰۸ و بند ۸-۵-۲ استاندارد ایزو ۹۰۰۱:۲۰۱۵ روشن میشود. جهت مطالعه متن فارسی استاندارد ISO 9001:2015 کلیک نمایید.

شناسایی و ردیابی محصولات یا خدمت چیست؟

درک صحیح و دقیق از مفهوم شناسایی و ردیابی کمک شایانی به مستندسازی این فرایند می کند. در یک سازمان ، محصول یا خدمت در هر مرحله ای که باشد، چه در مرحله ورود به سیستم و چه در حین اجرا و چه در زمان ترخیص و چه در دست مشتری یا کارفرما بایستی تحت کنترل باشد. تحت کنترل یعنی اینکه کلیه مشخصات فنی، مشخصات مجریان، مشخصات کنترل کیفی کنندگان، مشخصات ترخیص کنندگان، مشخصات تامین کندگان و حتی زمان و تاریخ قابلیت شناسایی و ردیابی باشد.

سیستم شناسایی و ردیابی بایستی طوری طراحی گردد که در هر مرحله، مخصوصا زمانی که محصول یا خدمت خارج از سازمان هست ، قابلیت بررسی تمام موارد فوق را داشته باشد.

نمونه روش اجرایی شناسایی و ردیابی محصول / خدمت

دستورالعمل شناسایی و ردیابی محصول یا خدمت یکی از مستندات تخصصی ایزو محسوب میگردد. تهیه و تدوین روش اجرایی شناسایی و ردیابی محصولات و خدمات کار هر کسی نیست. کارشناسان و مشاوران ایزو در تهیه و تدوین این رویه معمولا با مشکلاتی روبرو میشوند.

نمونه دستورالعمل و یا روش اجرایی شناسایی و ردیابی محصول یا خدمت عملا یافت نمی گردد. حتی اگر نمونه ای هم یافت گردد، قابلیت استفاده در هر سازمان و مجموعه ای را ندارد. بلکه فقط می توان از ساختار مفهومی آن ایده گرفت. سپس با توجه به سازمان خود آنرا تغییر دهید.

روش اجرایی شناسایی و ردیابی محصول / خدمت

روش اجرایی شناسایی و ردیابی محصول یا خدمت روشی گسترده و وسیع است و بخش زیادی از سازمان را شامل میشود و در هر بخش سازمان، یکی از اعضای سازمان مسئول آن هست.

همکاری و اجرای روش شناسایی و ردیابی محصول و خدمت با همه افراد مرتبط است. اما مسئول اصلی شناسایی و ردیابی با واحد تضمین کیفیت است.

برای مثال در زمان ورود مواد اولیه همکاری فی مابین مسئول کنترل کیفیت و مسئول انبار جهت شناسایی و ردیابی کالاها لازم است. در زمان تولید، مسئول تولید و کنترل کیفیت ، و پس از تولید نهایی و آمادگی محصول، واحد فروش و خدمات مشترکین، عهده دار شناسایی و ردیابی است.

تعیین نحوه جیدمان کالا در انبار، زون بندی انبار، نحوه تفکیک مناطق انبارش براساس کالاهای تعیین تکلیف شده، تعیین تکلیف نشده ( رسید موقت ) و ضایعاتی، کد گذاری کالاها و … میتواند بخشی از روش شناسایی و ردیابی مواد اولیه و کالا در انبار باشد. نمونه روش اجرایی انبارش را جهت کسب اطلاعات بیشتر مطالعه نمایید.

در فرایند تولید، شکست محصول به فرایندهای تولیدی تشکیل دهنده و صحه گذاری هر مرحله از فرایند با تایید یا عدم تایید کیفیت فرایند انجام شده و تعیین تکلیف و اثرگذاری بر محصول تا تایید نهایی محصول ، روند کلی شناسایی و ردیابی در فرایند تولید است.

همچنین بعد از آماده شدن محصول یا خدمت نهایی نیز روشی باید برای شناسایی وردیابی محصولات یا خدمات فروخته شده و خریداران آنها تعیین و تدوین گردد.

۱-  هدف :

هدف از تدوین این روش اجرایی تشریح چگونگی شناسایی و ردیابی خدمات شرکت می باشد. شناسایی و ردیابی خدمات شرکت بر اساس نام شرکت، تاریخ ارائه خدمت و سایر اطلاعات و غیره در هر مرحله از خدمت، از زمان شروع تا چندین سال پس از ارائه خدمت خواهد بود.

۲- دامنه كاربرد :

اين روش اجرايی در کلیه فرآیندهای مرتبط با خدمات مشتریان کاربرد دارد.

۳- مسئوليت نظارت و اجرا :

اجرا : کلیه واحدهای مرتبط با ارائه خدمات به مشتریان می باشد.

نظارت : نظارت بر حسن اجرای شناسایی و ردیابی خدمات با واحد تضمین کیفیت می باشد.

۴- شرح :

۴-۱- مشتریان و متقاضیان ورودی

برای هر متقاضی و یا مشتری ورودی از طرق مختلف یک کد انحصاری 5 رقمی اختصاص می یابد. این کد 5 رقمی در فرم ثبت و پیگیری مشتریان با کد F-31-08-01 ثبت می گردد. در فرم مذکور اطلاعات دیگری همچون نام شرکت، نام رابط، نام مشاور، شماره تلفن همراه و ثابت، اطلاعات پیام رسان، ایمیل و خدمات درخواستی درج می گردد.

کلیه درخواستهای متقاضیان در فرم مذکور ثبت می شود. از جمله این درخواستها می توان به اعلام قیمت، نمونه کارها، شرایط و اطلاعات و هزینه خدمات اشاره کرد.

فرم ثبت و پیگیری مشتریان با نام فایل اختصاصی ذخیره می شوند. نام اختصاصی شامل سه بخش زیر می باشد:

شماره کد ۵ رقمی

شماره ۲ رقمی همکار مجری

نام شرکت متقاضی

نام شرکت – ۹۹ – ۹۹۹۹۹

۴-۲- متقاضیان بدون تفاهم همکاری

خیلی از متقاضیان پس از کسب اطلاعات لازم تصمیمی بر ادامه همکاری نمی گیرند. پس از CRM متقاضی تمایلی جهت انجام همکاری در حال حاضر از خود نشان نمی دهد. فایل این متقاضیان با همان شماره مشتری، شماره همکار و نام شرکت در پوشه بایگانی متقاضیان، بایگانی موقت می گردد.

شناسایی و ردیابی این دسته از متقاضیان براحتی از روی نام شرکت با سرعت بالا قابل دسترسی می باشد. لذا با باز کردن فرم ثبت و پیگیری مشتریان با کد F-31-08-01 کلیه خدمات قبلی ارائه شده قابل مشاهده می باشد.

۴-۳- متقاضیان با تفاهم همکاری

متقاضیان که تمایل به همکاری دارند به یک مشتری بالفعل تبدیل می گردند. لذا همه این مشتریان کدگذاری می گردند. این کد در فرم ثبت و پیگیری مشتریان با کد F-31-08-01 ثبت می شود.

کد پرونده مشتری یک کد ۴ رقمی است. این کدها نشانه نوع خدمات هستند. برای هر مشتری یک پوشه اختصاصی با نام کد پرونده تشکیل می گردد.

مشتریان دارای کد پرونده در فرم فهرست مشتریان با کد F-31-08-02 ثبت می گردند. شناسایی و ردیابی خدمات در هر لحظه (در حین اجرای خدمات) بواسطه کد پرونده مشتریان قابل کشف و پیگیری است. هر وقایع و خدمات انجام شده به ترتیب تاریخ در فرم ثبت و پیگیری مشتریان با کد F-31-08-01 توسط کارشناس پرونده ثبت می گردد.

تا زمان ترخیص خدمات مورد نیاز مشتریان، پرونده مشتری در نزد کارشناس پرونده مفتوح هست.

۴-۴- مدیریت سوابق کیفی مشتریان

تمام فرمها، سوابق، تصاویر گواهینامه ها، مستندات مالی و مستندات فنی در فایل پرونده هر مشتری ثبت و نگهداری می گردد. پس از اتمام ارائه خدمات و ترخیص خدمت و انجام CRM ضمن ثبت وقایع مذکور در فرم ثبت و پیگیری مشتریان با کد F-31-08-01 ، پرونده مذکور با شماره همان پرونده بایگانی می گردد. نام هر فایل بایگانی دقیقا همان شماره پرونده مشتری می باشد.

در صورت نیاز به بازیابی اطلاعات مشتری، از روی فرم فهرست مشتریان با کد F-31-08-02 نام شرکت مذکور جستجو می گردد. سپس کد پرونده اختصاصی شرکت مشتری کشف و پوشه مذکور جهت انجام بازیابی اطلاعات باز می گردد.

لازم به ذکر است که بطور ماهیانه یک بک آپ از اطلاعات مشتریان در هارد اکسترنال کپی می گردد.

۴-۵- شناسایی و ردیابی خدمات و راههای مختلف

۴-۵-۱- شناسایی و ردیابی خدمات از روی فرم فهرست مشتریان

نام شرکت را در فرم فهرست مشتریان جستجو نمایید. شماره پرونده مشتری را از روی این لیست مشاهده نمایید. سپس فایل با شماره منتسب پرونده را باز نمایید. اطلاعات مورد نیاز در خصوص شناسایی وردیابی کلیه خدمات انجام شده را بررسی نمایید. کلیه خدمات با اطلاعات مجری خدمت، زمان خدمت، QC خدمت و … در پرونده موجود می باشد.

۴-۵-۲- شناسایی و ردیابی خدمات از روی گروه تلگرامی اختصاصی

هر متقاضی که به یک مشتری بالفعل تبدیل می شود، ضمن تشکیل پرونده، در گروه تلگرامی با ذکر نام شرکت و کد پرونده ثبت می گردد. این گروه تلگرامی بطور دائم قابل دسترسی است. در این گروه نام شرکت را جستجو نمایید. در کنار نام شرکت که نمایش داده می شود، شماره پرونده آن شرکت نیز نمایان است. با پیدا کردن شماره فایل مشتری مانند بند قبل به کلیه اطلاعات مورد نیاز دست پیدا خواهید کرد.

۴-۵-۳- شناسایی و ردیابی اطلاعات مالی مشتریان

برای کلیه مشتریان یک فاکتور با شماره اختصاصی صادر می گردد. این شماره فاکتور در فرم ثبت و پیگیری مشتریان با کد F-31-08-01 نیز ثبت می گردد. همچنین بالعکس، شماره پرونده هر مشتری در پشت سه نسخه سفید، زرد و سبز فاکتورها ثبت می شود.

لذا هم از طریق فرم ثبت و پیگیری مشتریان و هم از طریق فاکتور بطور بالعکس قابل ردیابی هستند.

۵- توزیع نسخ :

مطابق با فرم فهرست اطلاعات مدون معتبر توزیع شده است.

۶- مدارک پیوست :

نمونه شناسایی و ردیابی محصولات و خدمات

همانطور که در نمونه شناسایی و ردیابی محصولات و خدمات بالا دیدیم، فرایند شناسایی و ردیابی یک فرایند کاملا تخصصی لست. تدوین دستورالعمل شناسایی و ردیابی خدمت سخت تر از تدوین دستورالعمل شناسایی و ردیابی محصول است.

تحقق محصول از زمان ورود مواد اولیه مصرفی تا تحویل کالا و محصول به مشتری بایستی تحت کنترل فرایند شناسایی و ردیابی محصول باشد. اینکار با هر وسیله و ابزاری که با دقت و سهولت اثربخشی بهتری دارد بایستی انجام گردد.

امروزه با رشد تکنولوژی روزافزون، استفاده از تجهیزات مختلف ضرورت پیدا می کند. استفاده از تجهیزات درج اتیکت، ثبت بارکد و بارکد خوان ها روز به روز فراگیرتر میشود.

شناسایی و ردیابی کالا

موضوع شناسایی و ردیابی کالا معمولا برای شرکتهای بازرگانی یا تامین کننده کاربرد دارد. هر شرکت بازرگانی وقتی اقدام به خرید کالا می کند، بایستی آنها را تحت کنترل فرایند ردیابی و شناسایی کالا قرار دهد. این ردیابی و شناسایی کالا بایستی تا زمان فروش کالا و ترخیص و تحویل محصول به کارفرما یا مشتری ادامه یابد.

شناسایی و ردیابی کالا برای شرکتهای تامین کننده و بازرگانی بیشتر برای مناقصات ، لزوم اجرایی دارد. ورود به وندورلیست های کارفرمایان مانند AVL شرکت نفت نیز خدمات طراحی سیستم شناسایی و ردیابی کالا را ایجاد میکند.

شرکتهای تامین کننده و بازرگانی، متقاضی ورود به وندور نفت، شرکت ملی گاز ایران، شرکت پنروشیمی و شرکت پخش و پالایش بدنبال چنین سیستمی هستند. جهت کسب اطلاعات بیشتر در مورد چگونگی ثبت نام در وندور AVL ، مطلب نحوه ثبت نام در وندورلیست شرکت نفت را مطالعه نمایید. در این روش نحوه ثبت نام AVL تشریحا وجود دارد.

شناسایی و ردیابی پروژه

شرکتهای پروژه محور نیز بایستی برای هر یک از مراحل پروژه خود، سیستم شناسایی و ردیابی پروژه تعریف کنند. اینکار براحتی بر اساس فعالیتهای شکسته شده در برنامه زمانبندی کنترل پروژه می تواند قابل اجرا باشد. طراحی شناسایی و ردیابی پروژه نیز از الزامات پیاده سازی سیستمهای ایزو میباشد.

شناسایی و ردیابی محصول در ایزو ۹۰۰۱

فرایند شناسایی و ردیابی محصول در ایزو 9001 به صراحت الزام گردید. بدون این فرایند عملا پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت بی معنا خواهد بود. اکثر مشاوران و کارشناسان ایزو ISO در تهیه و تدوین مستندات مربوط به فرایند شناسایی و ردیلبی محصول احساس ضعف می کنند. گروه زهابی با ارائه خدمات مستندسازی ، فرایند شناسایی و ردیابی محصول مطابق الزامات ایزو ISO در خدمت شماست.

شناسایی و ردیابی محصول و مواد غذایی در ایزو ۲۲۰۰۰

در سیستم مدیریت ایمنی در صنایع غذایی مطابق با الزامات ۲۲۰۰۰ فرایند شناسایی و ردیابی محصول از اهمیت ویژه ای برخوردار است. یکی از الزامات مهم در همه کشورها قرار دادن مواد غذایی در دست مشتریان است. بر روی هر یک از بسته بندی های مواد غذایی یک کد یا بارکد رهگیری وجود دارد.

بارکد و یا کد رهگیری بر روی مواد غذایی در واقع ابزاری برای شناسایی و ردیابی محصول میباشد. از طریق این بارکد میتوان کلیه اطلاعات مواد غذایی زیر را شناسایی و ردیابی کرد.

• مواد اولیه وارده به سیستم توسط چه تامین کننده ای ارائه گردید.
• فرایندهای انجام شده بر روی محصول چگونه بود؟
• چه افرادی این فرایندها را انجام دادند؟
• چه افرادی QC ورودی و حین تولید و نهایی را انجام دادند؟
• بچ نامبرهای Batch Number اختصاصی چگونه و در چه شرایطی تولید شدند؟
• محصولات نهایی با چه سریالهایی بین بنکداران و توزیع کنندگان عمده و خرد توزیع گردیدند.

۱- هدف روش اجرایی شناسایی و ردیابی محصول

کسب اطمينان از اينکه مواد و قطعاتي که از انبار در خط توليد قرار مي گيرند و در کليه مراحل ابتدا، انتهاي توليد و بسته بندي و تحويل به مشتري مورد شناسايي قرار گرفته و در صورت بروز هر گونه عدم تطابق امکان بررسي بر روي علل بروز مشکل مطابق شناسه هاي موجود قابل رديابي باشد.

۲- دامنه کاربرد

دامنه كاربرد دستورالعمل روش اجرایی شناسایی و ردیابی محصول شامل کليه پرسنل توليدي ، محصولات ، مواد اوليه ، تجهيزات و تاسيسات شرکت است.

۳- مسئوليت :

۳- ۱ – مسئوليت اجراء بند ۴-۱- با سرپرست توليد و مسئول انبار است .
۳-۲- مسئوليت اجراء بند ۴-۲- با سرپرست كيفيت است .
۳-۳- مسئوليت اجراء بند ۴-۳- با سرپرست توليد و مسئول نگهداري و تعميرات است .

۴- شرح عمليات :

شناسايي و رديابي پرسنل توليدي ، مواد اوليه ، محصولات مياني و محصولات  و واحدهاي توليدي ، تاسيسات و دستگاهها ، تجهيزات ، محل هاي نگهداري مواد بشرح ذيل است
۴-۱- شناسايي و رديابي پرسنل توليدي بشرح ذيل مي باشد.

۴-۱-۱- پرسنل خطوط كاغذ ، پرس و بسته بندي با شلوار كار سرمه اي رنگ.
۴-۱-۲- پرسنل تفكيك با شلوار كار قهوه اي روشن رنگ.
۴-۱-۳- پرسنل مهندسي با روپوش كار فيروزه اي يا لباس سرهم آبي رنگ.
۴-۱-۴- پرسنل انبار با روپوش سرمه اي رنگ .
۴-۱-۵- پرسنل نگهداري و تعميرات با لباس سرهم سرمه اي رنگ.
۴-۱-۶- پرسنل خدمات با شلوار كار سبز رنگ .
۴-۱-۷- پرسنل اشپزخانه با لباس سفيد رنگ .
۴-۱-۸- پرسنل ماشين آلات با لباس بند دار آبي رنگ .
۴-۱-۹- پرسنل انتظامات با پيراهن سرمه اي رنگ .

۴-۲- شناسايي مواد اوليه ، محصولات مياني و محصولات از طريق برچسب نصب شده بر روي آنها انجام و بشرح ذيل است.

۴-۲-۱- مواد اوليه داراي برچسبي بر روي آنها مي باشد كه در محل هاي انبار آنها قابل شناسايي هستند.
4-2-2- كاغذ ملامينه شده از طريق فرم FW704-02-05 (فرم ثبت مشخصات کاغذهاي ملامينه شده) قابل شناسايي است كه قبل از مصرف در خط پرس در انبار موقت كاغذهاي ملامينه شده قابل شناسايي است.

4-2-3- كد فر شناسايي محصول نهايي FW704-03-04 (فرم شناسايي محصول ) مي باشد.
4-2-4- مواد اوليه تفكيك شده ( MDF ) يا نئوپان با برچسبي به كد FW803-04-01 (فرم تفكيك و درجه بندي كيفي لوحه هاي ورودي خام ) به واحد پرس منتقل مي شود.

۴-۳- واحدهاي توليدي ، تاسيسات و دستگاهها ، تجهيزات ، محل هاي نگهداري مواد را از طريق تابلو هايي كه بر روي آنها نصب شده است مي توان شناسايي كرد.

۴-۴- شناسايي اقلام ورودي ، قطعات و ماشين آلات با توجه به سيستم كدينگ موجود در انبار صورت مي گيرد

روش اجرایی شناسایی و ردیابی محصول شامل مستنداتی است که یک شرکت می تواند از آن در ردیابی انبار مواد اولیه و محصول خود در موارد نقص محصول و خدمات پس از فروش محصول و … استفاده می کند

تکمیل شده بصورت نمونه محصول