روش اجرایی تعیین صلاحیت کارکنان

تعیین صلاحیت کارکنان در هر کسب وکاری مد نظر مدیران است تعیین صلاحیت کارکنان در ایزو نیز خیلی مهم است.

دستورالعمل تعیین صلاحیت کارکنان یا روش اجرایی تعیین صلاحیت کارکنان در بند ۷ – ۲ – استاندارد ISO9001 آمده است. اکثر مشاوران و کارشناسان ایزو قادر به تهیه و تدوین روش اجرایی تعیین صلاحیت کارکنان نیستند. از این رو گروه استاندارد زهابی روش اجرایی تعیین صلاحیت کارکنان را منتشر کرده است.

روش اجرایی/ دستورالعمل تعیین صلاحیت کارکنان هدفش ایجاد یک نظام برای بکارگیری کارکنان در فرآیندهای مختلف هر سازمانی است. خیلی از فرایندهای هر کسب و کاری بایستی توسط افراد خبره و متخصص اجرا گردد. اینکه هر فرایندی توسط چه فردی و با چه سطح مهارت و صلاحیتی انجام پذیرد، خیلی مهم است.

استاندارد ایزو هم به اهمیت موضوع صلاحیت اشاره مستقیم دارد. لذا پیشنهاد می گردد که برای هر سازمانی برای تک تک پست ها و سمت ها، صلاحیت لازمه تعریف گردد.

دستورالعمل تعیین صلاحیت کارکنان (پرسنل) که در زیر آمده بعنوان یک نمونه ارائه شده است. یعنی شما می توانید متناسب با سطح سخت گیری سازمان خود و ویژه بودن فرایندهای خود آن را تغییر دهید.

۱- هدف:

هدف از تدوین روش اجرایی تعیین صلاحیت کارکنان تشريح نحوه تعیین صلاحیت کارکنان از مرحله شناسایی و جذب کارکنان، انطباق سازی با سمتهای سازمانی، توانمندی سازی از طریق آموزش ایشان هست.

۲- دامنه كاربرد :

اين روش اجرايي در واحد مدیریت منابع انسانی کاربرد دارد.

۳- مسئوليت نظارت و اجرا :

• نظارت : مدیر منابع انسانی
• اجرا : واحد منابع انسانی

۴- شرح:

۴-۱- تعیین صلاحیت کارکنان برای مشاغل:

واحد منابع انسانی متناسب با چارت سازمانی شرکت که یک چارت فرایندی هست سمتها را مورد بررسی قرار میدهد. واحد منابع انسانی با همکاری مدیر عامل نسبت به تعیین صلاحیت هر یک از مدیریت های سطح یک چارت سازمانی اقدام می نماید. کلیه نتایج تعیین صلاحیتها در فرم شناسنامه شغل با کد F-11-00-01 ثبت می گردد. هر گونه صلاحیتی که برای هر شغل تعریف میگردد در این فرم ذکر می گردد. لازم به ذکر است در فرم شناسنامه شغل، علاوه بر مشخص شدن صلاحیتهای لازم، شرح وظایف عمومی و تخصصی با شغل مریوطه تعریف می گردند.

پس از تعیین صلاحیتهای سطح یک چارت سازمانی ، نوبت به سطوح پایین تر چارت سازمانی می رسد. لذا واحد منابع انسانی با همکاری مدیران سطح چارت سازمانی ، برای سطوح پایین تر و زیر مجموعه ی آنها اقدام به تعیین صلاحیتهای لازمه می نمایند. تمامی صلاحیتهای تعیین شده در فرم شناسنامه شغل با کد F-11-00-01 ثبت می گردند.

در تعیین صلاحیتهای کارکنان برای هر شغلی موارد زیر با دقت بررسی و لحاظ می گردد:

میزان تحصیلات مرتبط مورد نیاز برای هر شغل

دوره های آموزشی عمومی گذرانده شده مورد نیاز همه مشاغل

دوره های آموزشی تخصصی گذرانده شده مورد نیاز به هر شغل

میزان تجربه کاری مورد نیاز به هر شغل

و سایر موارد دیگر. . .

۴-۲- آموزش کارکنان

کلیه کارکنان شاغل در شرکت به آموزش نیاز دارند. آموزشهای ترتیب داده شده برای کارکنان به دو دسته ی آموزشهای عمومی و آموزشهای تخصصی تقسیم می شوند. وظیفه مدیریت آموزشها بر عهده ی واحد آموزش می باشد. کلیه امور مربوط به آموزشها مطابق با دستورالعمل آموزش با کد I-11-01 انجام می گردد. در دستورالعمل آموزش موارد زیر دیده شده است:

تشکیل پرونده آموزشی (رزومه آموزشی) کارکنان

نیازسنجی آموزشی کارکنان

تقویم آموزشی

آموزشهای درون سازمانی و برون سازمانی

ارزیابی های دوره ها

اثربخشی دوره ها

گواهینامه های آموزشی

سمینارها و کنفرانس های آموزشی

و. . . .

۵- توزیع نسخ :

مطابق با فرم فهرست اطلاعات مدون معتبر سیستم مدیریت یکپارچه توزیع شده است.

۶- مدارک پیوست :

 روش اجرایی تعیین صلاحیت کارکنان – ضرورت تعیین صلاحیت کارکنان

کارکنان یک سازمان بایستی صلاحیت لازمه را داشته باشند تا یک سازمان بتواند موفق و کارآمد باشد. رشته تحصیلی مرتبط ، تجربه کاری، تحصیلات عالیه، دوره های تخصصی و عمومی گذرانده شده، همه و همه می تواند در تعیین صلاحیت کارکنان در هر بخشی موثر باشد. در هر قسمتی از سازمان بایستی نیروهایی بکار گرفته شود که از لحاظ صلاحیت تایید شده باشند. البته در اینجا آموزش کارکنان از اهمیت بالایی برخوردار هست.

آموزش کارکنان در تعیین صلاحیت آنها نقش مهمی ایفا می کند. می توان چنانچه نیرویی مستعد می باشد با آموزشهای لازمه به درجه ای برسد که بتواند صلاحیت آن بخش را داشته باشد. پس نیروی خبره را می توان با آموزش نیروی مستعد و کارآمد دارای صلاحیت لازمه دانست.

 روش اجرایی تعیین صلاحیت کارکنان – استانداردهای مرتبط

روش اجرایی تعیین صلاحیت کارکنان یا دستورالعمل تعیین صلاحیت کارکنان در تمامی استاندارد های ایزو تعریف گردیده است. تمامی شرکتها با هر زمینه فعالیت نیاز به بکارگیری نیروی خبره دارند تا بتوانند نیاز مشتری را با بکارگیری تجربه و علم خود بطور شایسته برآورده سازند.

مهمترین استانداردهای مرتبط با رویه تعیین صلاحیت کارکنان ایزو ۱۴۰۰۱ سیستم مدیریت زیست محیطی و ایزو ۴۵۰۰۱ سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی محسوب می گردد. همچنین تمامی استانداردهای تخصصی با توجه به تخصصی بودن هر حرفه ای صلاحیت های خاص خود را تعریف می کند. به همین جهت شاید بتوان آیین نامه تعیین صلاحیت کارکنان را جزء لاینفک تمامی استانداردها دانست.

مثلا ایزو ۲۲۰۰۰ سیستم مدیریت ایمنی در صنایع غذایی ، ایزو ۲۹۰۰۱ سیستم مدیریت کیفیت در صنایع نفت و گاز و پتروشیمی ، ایزو ۲۷۰۰۱ سیستم مدیریت اطلاعات و بسیاری استانداردهای دیگر در جهت کیفیت فرایند سازمانها تدوین شده اند. این کیفیت فرایند سازمانها قطعا نیاز به آموزش و نیروی کارآمد که تعیین صلاحیت شده باشند، دارد.

روش اجرایی تعیین صلاحیت کارکنان – آموزش

آموزش نقش بسیار مهمی در تعیین صلاحیت کارکنان دارد. یک نیروی آموزش دیده قطعا صلاحیت بیشتری دارد تا بتواند سازمان را به بهره وری کافی برساند. برخی از صلاحیتها حین کار تعریف میشوند. بسیاری از مشاغل هستند که تخصصی هستند و در حین انجام کار شخص تخصص کافی را بدست می آورد. پس دستورالعمل آموزش نقش حیاتی در تعیین صلاحیت کارکنان دارد. شاید به همین دلیل هست که از مدارک پیوست روش اجرایی تعیین صلاحیت کارکنان محسوب می گردد.