ارزیابی تامین کنندگان چیست ؟

ارزیابی تامین کنندگان مواد و خدمات در ایزو شامل روش اجرایی و فرم های ارزیابی و اعتبار سنجی تامین کنندگان مواد اولیه و خدمات می باشد.

انتخاب یک تامین کننده‌ مناسب برای مواد یا کالایی که می خواهید بخرید، در هزینه‌های شرکت تاثیر مستقیم دارد.

یکی از معیارهای مدیریت خوب، هنر تهیه‌ محصولات و مواد اولیه مورد نیاز سازمان از منبع درست یا همان تامین کننده درست است. ارزیابی تامین کنندگان موضوعی بسیار مهم در مدیریت هزینه های سازمان و سیستم سازی کسب و کار است

حتی تامین کنندگان چیزهای ساده ای مثل مواد غذایی یا خدمات فنی-کامپیوتری برای سازمان خودتان نیز باید کامل بررسی و ارزیابی شوند تا متحمل اتلاف وقت و هزینه های مالی نشوید.

اهمیت ارزیابی تامین کنندگان مواد و خدمات

۱. ایجاد ارتباط شفاف با تامین کننده

با تعریف واضح آنچه واقعاً از تامین کنندگان خود می خواهید، لایه ای از شفافیت و اعتماد به وجود می اورد. تقویت این ارزش ها مهم است، چراکه اگر تامین کنندگان شما دقیقا بدانند که هنگام تجارت با شرکت شما چه انتظاری داشته باشند، می توانند با کیفیت بسیار بالاتری خدماتشان را ارائه دهند.

برخی از رایج ترین زمینه ها در مورد فرم ارزیابی تامین کننده می تواند از کیفیت و تحویل گرفته تا کارایی هزینه و آگاهی محیطی متغیر باشد. آنچه کسب و کار شما باید تصمیم بگیرد این است که کدام یک از این عوامل در هنگام اجرای یک تولید پایدار مهم هستند. این عوامل سپس دستورالعمل‌های روشنی را برای تامین‌کنندگان شما ارائه می‌کنند و بار کاری اصلاحی را برای تیم شما آسان می‌کنند.

۲. بهبود کیفیت تامین کننده

این نکته قطعا فراتر از امتیازدهی به یک شرکت در فرم ارزیابی است. کیفیت در این مورد یک اصطلاح بسیار گسترده تر است که فراتر از کیفیت محصول یا خدمات است. کیفیت تجربه کلی کار با تامین کننده است، یعنی شما باید زمان ارتباط و پاسخ به شکایات از طرف تامین کننده را پیگیری کنید تا تصمیمی آگاهانه بگیرید که آیا این رابطه ارزش وقت و تلاش شرکت شما را دارد یا خیر.

۳. حذف هزینه های غیر ضروری

هزینه های شما در نهایت نه تنها به کیفیت محصول بلکه به عملیات تامین کنندگان شما نیز بستگی دارد. پس ارزیابی‌های تامین‌کننده، نه تنها به کیفیت، بلکه روی هزینه محصول نیز تاثیر می گذارد. اگر تحویل دائماً دیر انجام می‌شود و/یا کالاهایی که به محل شما می‌رسند دائماً آسیب می‌بینند، این شما هستید که ضرر می کنید.

ارائه دلایل دقیق برای تغییر بالقوه یا توقف روابط تجاری شما با تامین کننده، او را وادار می کند تا عملکرد خود را تغییر دهد. حتی اگر تامین‌کنندگان دیگر ارزان‌تر هستند، ممکن است برای شما مقرون به صرفه‌تر باشد که به تامین کننده گران تر اما مطمئن‌تر روی بیاورید تا در منابع و نیروی کار صرفه‌جویی کرده و رضایت مشتری را تضمین کنید.

دلایل زیادی برای اتخاذ یک فرآیند کارآمد برای ارزیابی تامین کننده وجود دارد. برای اطمینان از دریافت بهترین نتایج، توصیه می‌کنیم همه ارزیابی‌ها را در یک پلتفرم نگه دارید، نه اینکه آن ها را در کانال‌های مختلف مانند برگه‌های اکسل و حتی فرم‌های کاغذی ذخیره کنید.

مراحل انتخاب و ارزیابی تامین کنندگان

۱. مشخص کردن معیارهای تامین کننده

ابتدا باید شاخص های مختلفی را که می خواهید تامین کننده داشته باشد، مشخص کنید. بسته به موقعیت شرکت خود ممکن است بعضی از این معیارها را به‌کار ببرید و بعضی دیگر برای‌ شما مهم نباشد. پس فهرست ویژه‌ خودتان را تهیه کنید. معیارهای شما می تواند شامل موارد زیر باشد:

• سابقه کاری تامین کننده
• آدرس و ویژگی های محل تامین کننده
• قیمت و کیفیت مواد اولیه
• شرایط پرداخت
• روش ارسال کالا

• مدت زمان بین سفارش تا تحویل کالا
• تحویل به موقع
• پشتیبانی
• خدمات پس از فروش
• شرایط مرجوعی

معیارهای تامین کننده خوب با مدل ۱۰C

دکتر کارتر، مدیر مشاوران شرکت های اداره خدمات اجتماعی عمومی آمریکا (Department of Public Social Services)، برای اولین بار هفت C ارزیابی تأمین کننده را در مقاله ای در سال ۱۹۹۵ در مجله خرید و مدیریت تامین شرح داد. او بعداً سه C جدید به مدل اضافه کرد.

مدل ۱۰C معیارهایی برای ارزیابی مناسب بودن یک تامین کننده خوب است. هنگام تصمیم گیری برای انتخاب یا عدم انتخاب یک تامین کننده از ۱۰C به عنوان چک لیست استفاده کنید:

1. صلاحیت Competency
   ابتدا نگاه کنید که تامین کننده چقدر صلاحیت دارد. از توانایی های او ارزیابی کاملی داشته و بر اساس نیازهای خود تامین کننده را بسنجید. سپس ببینید مشتریانش چقدر از این تأمین کننده راضی هستند. آیا آنها به مشکلی برخورد کرده اند؟ و چرا مشتریان قبلی این تأمین کننده را رها کردند؟ به دنبال مشتریانی بگردید که نیازها و ارزش های آنها مشابه شما است تا اطمینان حاصل کنید که اطلاعاتی که جمع می کنید مربوط به کسب و کار شما است.
2. ظرفیت Capacity
   تأمین کننده باید ظرفیت کافی برای رسیدگی به نیازهای شرکت شما را داشته باشد. بنابراین، سوال کنید که آن ها چقدر سریع قادر به پاسخگویی به نیازهای شما و نوسانات بازار و عرضه هستند. به منابع تأمین کننده نیز نگاه کنید. آیا آن ها با در نظر گرفتن تعهدات خود نسبت به سایر مشتریان، توانایی انجام سفارشات شما را دارند؟ (این منابع می تواند شامل کارکنان، تجهیزات، انبار و میزان موجودی باشد.)
3. تعهد Commitment
   تأمین کننده شما باید شواهدی ارائه دهد که نشان دهد آن ها به استانداردهای کیفیت بالا مانند ISO 9001 متعهد هستند. تأمین کننده همچنین باید نشان دهد در تمام مدت زمانی که انتظار دارید با هم کار کنید به عنوان مشتری به شما متعهد هستند. ( این امر به ویژه در صورت برنامه ریزی یک رابطه طولانی مدت با آنها بسیار مهم است.)
4. کنترل Control
   بپرسید که این تأمین کننده چقدر بر سیاست ها، فرایندها، رویه ها و زنجیره تأمین خود کنترل دارد. چگونه اطمینان حاصل خواهند کرد که به طور مداوم و قابل اطمینان تحویل می دهند، به ویژه اگر به منابع کمیاب اعتماد کنند و اگر این منابع توسط سازمان دیگری کنترل شوند.
5. پول نقد Cash
   تامین کننده شما باید از نظر مالی قدرتمند باشد تا وضعیت بسیار بهتری در برابر فراز و نشیب های اقتصادی داشته باشد.
6. هزینه Cost
   به هزینه محصول یا خدماتی که این تأمین کننده ارائه می دهد نگاه کنید. چگونه با گزینه های دیگری که در نظر دارید مقایسه می شود؟ بیشتر مردم هزینه را به عنوان عامل اصلی هنگام انتخاب تأمین کننده در نظر می گیرند. با این حال، به یک دلیل هزینه در میانه لیست ۱۰C است. سایر عوامل مانند تعهد به کیفیت و سلامت مالی، به طور بالقوه می توانند بیش از هزینه بر روی تجارت شما تأثیر بگذارند. خصوصاً اگر قصد دارید بلند مدت به تأمین کننده اعتماد کنید.
7. ثبات Consistency
   چگونه این تامین کننده اطمینان حاصل می کند که کالاها یا خدمات با کیفیت بالا را به طور مداوم ارائه می دهند؟ آیا آنها سابقه بالایی دارند یا اینکه تازه به این صنعت وارد شده اند؟
8. فرهنگ Culture
   بهترین روابط تجاری زمانی شکل می گیرند که ارزش ها و فرهنگ هر دو طرف مطابق با یکدیگر باشد. به همین دلیل است که نگاه به فرهنگ تجاری تأمین کنندگان مهم است. به عنوان مثال، اگر مهمترین ارزش سازمان شما کیفیت باشد و تامین کننده اصلی شما بیشتر به تحویل به موقع اهمیت دهد، چه می کنید؟ این عدم تطابق می تواند به این معنی باشد که آنها مایلند برخی اوقات کیفیت را فدای زمان کنند که برای شما غیرقابل قبول است.
9. اهمیت به طبیعت Clean
   بررسی کنید که آیا تامین کننده مورد نظر به قوانین محیط زیست اهمیت می دهد یا خیر؟! تقدیرنامه ها و گواهی های آن ها را بررسی کنید.
10. ارتباطات Communication
    بدانید که چگونه تامین کننده قصد دارد با شما ارتباط برقرار کند. آیا رویکردهای ارتباطی پیشنهادی آنها با روشهای ترجیحی شما همسو است؟ و چه کسی در این شرکت با شما تماس خواهد گرفت؟ همچنین مهم است که بدانید تأمین کننده در صورت بحران چگونه ارتباطات را مدیریت خواهد کرد. در صورت بروز اختلال در تأمین، آنها چقدر سریع به شما اطلاع می دهند؟ چگونه آن ارتباط برقرار خواهد شد؟ و آیا در صورت نیاز می توانید به افراد ارشد دسترسی داشته باشید یا خیر!

۲. جستجوی تامین کنندگان و تهیه لیست

برای انتخاب تامین‌کننده یک بازه زمانی در نظر بگیرید، در بین تامین‌کنندگان جستجو کنید و لیستی از آن ها تهیه کنید. برای جستجو می توانید از روش های زیر استفاده کنید:

• پرسیدن از کسب و کارهای مشابه به خودتان
• جستجو در گوگل
• جستجو در اینستاگرام
• حضور در نمایشگاه ها

بعد از پیدا کردن تامین کنندگان بالقوه و تهیه لیست، نمونه کارها، مدارک، گواهینامه ها و کاتالوگ های آن ها را بررسی کرده و در صورت امکان از محل شرکت آن ها بازدید کنید تا اطلاعات لیست خود را کامل کنید.

۳. ارزیابی تامین کنندگان و انتخاب از بین آن ها

معیارهای خود را اولویت‌بندی کنید و براساس اولویت‌ها تصمیم بگیرید. چرا که ممکن است هر تامین‌کننده‌ای در یکسری از معیارهای شما پیشنهاد بهتری ارائه کرده باشد. مثلا ممکن است در سازمان‌تان زمان تحویل کالا اهمیت بیشتری نسبت به قیمت آن داشته باشد. بنابراین تامین‌کننده‌ای که زمان تحویل کوتاه‌تری در پیشنهادات خود عنوان کرده نسبت به تامین‌کننده‌ای که قیمت کمتری پیشنهاد داده در اولویت قرار خواهد گرفت.
گاهی نیز ممکن است انتخاب دو تامین‌کننده برای شرکت شما تمام معیارها را پوشش دهد. حالا باید بررسی کنید که آیا هنوز انتخاب یک تامین‌کننده درست است یا دو تامین کننده؟ در مجموع هرچه محدودیت کمتری داشته‌باشید، قدرت و انعطاف‌پذیری در انتخاب نهایی بیشتر است.

اگر شما شرکت پیمانکاری یا بازرگانی دارید و تامین کننده ها برایتان اهمیت بالایی دارند، حتما فرم ارزیابی تامین کننده ها را داشته باشید.